27 mars 2015

Comprendre ce qu'est SharePoint !

L’heureux cadre qui cherche à savoir ce qu’est SharePoint avec Wikipedia, le site de Microsoft voire Google tombe assez facilement en dépression avant de tomber sur mon blog. Vous pouvez me remercier. Tout est fait pour perturber le décideur et l’obliger à prendre des cabinets de conseil. Figurez-vous que ma boite a installé ce truc en pilote et que je suis largement le plus compétent en dehors de la direction technique, d’autant que je suis visiblement le seul utilisateur. J’ai donc toutes les capacités requises pour vous expliquer aidé par les nombreux trois commentateurs de mon billet d’hier soir. Qu’ils soient bénis.

Si on ne comprend pas ce qu’est SharePoint, c’est parce que ce n’est pas un logiciel mais un ensemble d’applications. L’entreprise peut les installer sur ses propres serveurs (ou chez un hébergeur) ou utiliser les services proposés directement sur le site de SharePoint (en mode SaaS) ce qui est plus bien plus simple.

A la base, l’utilisateur dispose d’un espace de stockage, un peu comme un disque dur, avec une arborescence. Il pourra partager un fichier ou un répertoire avec d’autres personnes parmi ses contacts ou ceux de l’entreprise. Chacun pourra le consulter, le modifier, un historique des versions étant géré. C’est donc un outil de GED, de partage de document.

Depuis l’acquisition de Yammer par Microsoft, SharePoint comporte aussi une application de réseau social, ressemblant assez aux Facebook, Twitter et Google+. On peut s’abonner à des comptes pour les voir leur publication, y écrire des âneries, mettre des photos,… On peut aussi s’abonner à des groupes ou à des documents partagés pour suivre leurs modifications.

Vu ainsi, SharePoint est un excellent réseau social d’entreprise, notamment s’il est couplé à d’autres outils comme la messagerie, l’agenda et le gestionnaire de tâches (que l’on peut d’ailleurs refiler à d’autres). On imagine l’étendue des possibilités, d’autant que SharePoint peut être couplé à Office 365 (Office en mode SAS) et à One Drive for Enterprise (le cloud de Microsoft).

Par-delà ces considérations, SharePoint est aussi un outil pour construite des sites web ou portails qui permet par exemple de gérer des sites par projet, par équipe,…

Ainsi, je disais plus haut pourquoi on ne comprend pas ce qu’est SharePoint. Il faut ajouter une raison. Ce n’est pas un « logiciel » comme on l’entend souvent au sujet des logiciels Microsoft comme Word, Excel,… voire Windows mais presqu’un atelier de développement, somme toute relativement simple à utiliser si on veut se limiter aux fonctionnalités de base.

Enfin, dans SharePoint, il y a la dernière acquisition de Microsoft : Delve qui grâce à la prodigieuse intelligence de ce machin (l’Office Graph) te propose les documents les plus pertinents (les derniers partagés, ceux que tu as reçu récemment par mail,…) avec un moteur de recherche sur le contenu très sympathique…

Reprenons

Ainsi, on ne devrait pas parler de « SharePoint » comme une application mais de « site SharePoint », c’est-à-dire d’un site web élaboré à partir des outils Microsoft, comme « Microsoft Server » et des applications estampillées SharePoint.

Un site SharePoint est un site web avec un espace de collaboration et un espace de stockage de documents. Il aide les collaborateurs (équipes, groupes,…) à travailler ensemble et à partager des informations. Les sites SharePoint sont dynamiques et interactifs : chacun peut ajouter du contenu, en commenter,…

Et concrètement ?

Imaginons que la société « Firme » veuille mettre en place un site SharePoint hébergé par Microsoft (c’est plus simple et probablement moins cher pour une petite boite mais peut-être moins sûr, on ne sait pas ce que fait Microsoft de nos publications…). Elle va donc se retrouver avec une jolie page web :
Il sera heureux comme tout, surtout s’il a créé une page web par défaut pour son truc. Sinon, c’est moins joli. Nous y reviendrons.
Pourront se connecter à cette page tous les utilisateurs identifiés et authentifiés.
Chaque utilisateur aura une page :
Ou, du moins, quand il cliquera là-dessus, il sera redirigé vers son espace personnel :

Nous allons illustrer. Vous pouvez cliquer sur l’image pour l’agrandir. J’ai flouté en rose ce qui est confidentiel.


Regardez en haut à gauche, c’est indiqué « Office 365 » alors que nous n’y sommes pas réellement. Peu importe. Il y a deux répertoires. Le premier que j’ai créé pour mes documents d’un projet (je débute, je simule avec mes travaux en cours) et le deuxième avec les trucs partagés pour tout le monde.  Pour le reste, c’est un peu comme un disque dur avec, en plus, le menu « partager » qui vous permettra de le filer à des personnes ou des groupes de personnes…

Si vous cliquez sur le pavé en haut à gauche, vous avez un menu avec des carrés chers à Microsoft et différents trucs :



Tiens ! Tant que j’y suis, je vous montre la tronche du flux d’actualité, le réseau social (mais je suis à peu près le seul de la firme à y causer) :



Voilà, vous savez tout ou presque sur l’espace personnel :

Revenons à l’autre site :

Une boite y mettra ce qu’elle veut, c’est une page web… Mais en toute logique, c’est le portail intranet ou extranet de l’entreprise.

En fait, vous serez redirigé vers un truc du genre :

Le portail !

Tiens ! Je vous montre le mien après avoir cliqué sur le pavé en haut à gauche (pour masquer ce qu’il y a en dessous, propre à ma boite).




Le pavé que j’ai flouté en rose, en haut à gauche, est le logo de ma boite. Le menu est à peu près le même (voire le même) que celui présenté ci-dessus.

Regardez « en bas » (du haut de la page…) à droite. On y voit mon flux d’actualité (parce que la page est formatée ainsi pour ma boite).

Ainsi, les entreprises y mettre ce qu’ils veulent : des flux d’actualité, des liens les intranets généraux (note de frais, congés), des liens vers des pages de la boite (RH, communication, sécurité, logistique,…) ou, plutôt, des sites de la boite si on utilise le jargon SharePoint (disons des « sous-sites »). Par exemple, le site « communication » pourra contenir le papier à en-tête, le blog de newsletter, le plan d’accès, le logo en différentes tailles, les modèles de présentation PowerPoint, donc différents types de « contenu » : les pdf, des pages web avec du texte (ou autre), des documents Office,…

Reprenons la dernière illustration.

Dans la barre du haut, nous avons « Site » (repris par ailleurs dans les carrés du menu). Cliquons dessus.




Pour l’instant, nous n’avons que deux sites, les deux sites par défaut de la firme : le site web public (mais il n’est pas géré par SharePoint, donc il n’y a rien au bout) et le portail intranet dont au sujet duquel nous parlons actuellement, en plus des sous-sites du portail.

A cet emplacement, nous pourrions imaginer tous les sites de la boite. Par exemple, si un bistro avait SharePoint, on pourrait avoir un site « les recettes du chef », un site « les cocktails de la maison ».

A noter que l’on peut s’abonner à des sites pour les suivre. Voir la partie basse. Notez d’ailleurs que j’ai réussi à créer un blog dans ce truc (je n’ai pas encore testé, je l’ai activé par mégarde). J’arrive à créer des blogs partout où je passe… Je suppose que l’on peut affecter un blog à un site, à une équipe,… pour en faire une newsletter, par exemple.

Des sites !

Prenons-en un avec une présentation par défaut. C’est un site de « foire aux questions » sur un thème précis (masqué). Tiens ! J’y ajoute des flèches de couleur.

.


Cette page est publique (c’est-à-dire ouverte à tous les membres de l’entreprise) mais plus particulièrement destinée à une communauté qui pourra la suivre. Flèche verte. Pour l’instant, il n’y a personne. Après avoir pris la copie d’écran, je me suis abonné. Ce site apparait maintenant dans les « sites que je suis » dans la page des sites (l’avant dernière illustration). Les modifications apparaitront maintenant dans mon « flux d’activité » (le réseau social intégré).

Flèche rouge : on peut y mettre des machins (des répertoires, des documents Office ou d’autres fichiers). Flèche bleue : on peut y tenir des discussions, comme un forum.

Je vous laisse imaginer tout ce qu’on pourrait en faire au sein d’un projet !

Des blogs…

Je ne peux pas m’empêcher de parler de blogs.

Les blogs SharePoint ne sont pas aussi élaborés que ce que l’on connait habituellement (j’ignore s’il est possible de titiller le CMS et le HTML). Toujours est-il que l’interface de saisie des billets est assez sympa puisqu’elle ressemble comme deux gouttes d’eau à Word On Line.

Et alors ?

Expliquer SharePoint est assez difficile parce que, au fond, ce n’est qu’une suite d’outils avec une solution d’hébergement, intégrés à la galaxie Microsoft. Le définir comme un réseau social d’entreprise est réducteur. C’est une solution pour créer des intranets d’entreprise avec un volet social, un volet GED et partage, mais aussi l’animation d’équipes, la gestion des projets, des tâches, des calendriers,…

Remerciements


Une fois n’est pas coutume : je remercie les copains qui ont commenté mon précédent billet, notamment le gros qui m'a envoyé le document auquel j'ai piqué deux ou trois trucs.

2 commentaires:

  1. Voilà un billet que je vais mettre au chaud dans ma veille geek sur OneNote!
    Tu parles de Yammer et j'ai créé un compte il y a quelques mois pour pouvoir suivre l'évolution des applications Office pour Android Tablet parce que j'étais volontaire pour tester. Dans les groupes de discussion on y trouve des groupes sur Sharepoint évidemment. Yammer ressemble assez à un groupe Facebook avec la même messagerie instantanée.
    Autre application de Microsoft testé et qui pourrait t’intéresser : Sway, elle pourrait remplacer Powerpoint à terme.
    Pour en revenir à Sharepoint que j'utilise comme participant sur un projet, le hasard fait qu'aujourd'hui j'ai reçu une invitation pour un deuxième projet (logiciel celui-là), ça se développe doucement mais surement dans les entreprises bien équipées.

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    1. Yammer semble bien mais je crois que c'est Delve qu'il faut suivre. Je vais étudier le truc que tu cites, Sway.

      Merci.

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