NTIC et Savoir Vivre

En cette période de début d’année, il est de bon ton d’envoyer ses vœux professionnels. Je parle pour ceux d’entre toi qui ont des clients ou différents contacts professionnels avec d’autres sociétés.

Changeons les usages

Il y a encore 5 ou 10 ans, on consacrait quelques jours (ou quelques heures pendant quelques jours) à cette tâche : gribouiller 10 mots sur une carte, la mettre dans une enveloppe, écrire l’adresse, la faire circuler dans le service pour que tout le monde puisse ajouter un mot.

Le « manuel du savoir vivre » n’a pas évolué au rythme des nouvelles technologies de communication. Dans le temps, on envoyait des vœux aux amis lointains pour rester en contact. Le nouvel an était le prétexte pour donner et avoir des nouvelles. Ce n’est plus le cas. Avec les lointains, maintenant, on s’envoie tous les jours des trucs par mail (et on se téléphone, on « chatte », …). La tradition des vœux persiste. C’est bien, c’est poli, … Mais avec les proches lointains, maintenant, les vœux c’est par SMS.

Il ne reste plus que les vœux envoyés pour le boulot.

Supprimons les vœux « papiers »

Les usages ayant changé, des moyens modernes doivent être utilisés. Ne prenons pas le client pour un con. Le temps passé à remplir à la main des cartes et des enveloppes, c’est lui qui le paye.

En plus, la mode est au développement durable. Ne gaspillons pas le papier, les crayons, l’essence des postiers, …

Bannissons les cartes de vœux électroniques d’entreprise

Evite les systèmes de cartes de vœux électroniques.

Petit 1 : je trouve ça complètement con.

Petit 2 : il n’y a rien de plus anonyme que ces trucs là.

Petit 3 : c’est beaucoup plus rapide d’envoyer un mail que d’utiliser les machins en question.

Petit 4 : c’était très à la mode il y 5 à 10 ans. Maintenant c’est devenu ringard. Le service « communication » de ta boîte a obtenu un budget pour développer des jolis trucs, des belles animations, … Maintenir le système permet surtout de maintenir le budget, de subventionner les cabinets de conseil en communication et leurs filiales de graphistes…

Petit 5 : tes destinataires vont recevoir des vœux d’autres personnes de votre boite. Ca va les gonfler de recevoir plusieurs fois le même truc. Et tes concurrents en auront une plus belle que toi. Je n’ai pas dit une plus grosse.

Petit 6 : tu ne connais pas le système de messagerie de ton destinataire. Aussi bien, il ne permet pas d’afficher les images dans le corps des messages donc la carte de vœux électronique sera reçue sous la forme d’une pièce jointe à un message. Ca fait con. Voilà par exemple les vœux que je me suis autoenvoyé : « Tous mes voeux pour la nouvelle année... (Embedded image moved to file: pic32401.gif) » Quelle classe, le Embedded !

Choisissons les destinataires

Il faut systématiquement répondre à tous ceux qui te présentent leurs vœux sous forme électronique. Ca prend trois secondes. Clique sur « répondre » et tape une formule simple et con : « je vous remercie pour vos vœux, à mon tour de vous présenter les miens pour une excellente nouvelle année ». Si tu ne le faites pas tu vas passer pour un gros con fainéant.

Pour les autres destinataires, ce n’est pas mon problème, mais le tien. Il y en a cinq catégories : les gens sympathiques, les anciens collègues, les assistantes des gens importants, les bons clients et les concurrents chez qui tu pourrais passer dans quelques temps…

Je ne déconne pas. Les vœux c’est un truc personnel, pas d’entreprise. Tu ne vas donc pas envoyer des vœux à des cons sans intérêt et tu ne vas pas penser que tu représentes ton entreprise auprès d’un concurrent mais que tu signifie ton respect à un employeur potentiel.

Par « bon client », j’entends les bons clients. Si tu bosses au SAV, tu ne vas pas envoyer tes vœux à un client qui te les casses pour des broutilles tous les 8 jours. Le seul vœu que tu pourrais lui transmettre, c’est d’être licencié dans l’année de manière à ce qu’il soit remplacé par un type sympathique et moins con.

Rédigeons un message approprié

Envoyer ses vœux est une démarche commerciale. Donc, à part les quelques personnes avec qui tu as vraiment des affinités, ce n’est pas la peine d’en mettre une louche et de demander des nouvelles du petit dernier.

« Je vous souhaite une très bonne santé pour vous et vos proches et une très bonne réussite professionnelle » : c’est à éviter. La « très bonne réussite professionnelle » : ça va deux soi ! C’est un client. Tu espères qu’il va gagner beaucoup de sous pour qu’il puisse t’en refiler une partie ! Pour « la très bonne santé pour vous et vos proches », c’est aussi naturel… Par contre, tu ne sais pas si la grand-mère n’a pas choppé Parkinson entre temps… ça peut être une gaffe !

Donc une formule simple : « Tous mes vœux pour une excellente année 2032, Amitiés, Machin ». Pas de personnalisation.

Choisissons une signature sympa

Ne signe qu’avec ton prénom s’il s’agit d’une personne que tu rencontres souvent. Les formules de politesse automatique (« Cordialement, Jean Caisse, Service des recouvrements, Société Albert Nonyme, tél, fax, … ») sont à proscrire.

Il y a des mecs qui personnalisent les cartes de vœux mais utilisent un système de signature automatique. Débile.

Faisons des mailings

Comme les formules employées sont simples et pas personnalisées ne prends pas les gens pour des cons. Ils savent que tu fais pareil pour tout le monde ! Il faut envoyer les mails par lots (par exemple, un seul pour tous vos contacts d’une même entreprise).

Groupe quand même tes envois par client (il est important que tout le monde se connaisse dans les destinataires, on n’a pas gardé les vaches ensemble) et n’utilise par l’option « copie conforme cachée » (CCC) ou « copie conforme invisible » (CCI), c’est de la pire des grossièreté (en gros tu aurais honte des personnes à qui tu envoies tes vœux).

Ca pourrait paraître grossier ces envois groupés. Non ! Les temps changent ! Et les destinataires ne sont pas idiots… et toujours le même truc : le client ne te paye pas pour envoyer tes vœux…

Dépêchons nous de nous hâter

Le client ne te paye pas pour envoyer des vœux. Ce qui ne t’empêche pas de penser à lui dès que tu reprends le boulot, ou plutôt dès que tout le monde reprend le boulot. Donc pour lundi prochain (8 janvier) à 18 heures, cette corvée doit être réglée.

Une corvée ? Non, ça n’en est plus une. D’autant qu’on envoie ça par lot. Il faut une demi heure grand maximum pour envoyer des vœux à une cinquantaine de personnes.

Ne pas le faire dès la rentrée et par mail groupé est la preuve d’une mauvaise organisation pour le boulot, d’une incapacité à optimiser le travail, à tenir un planning, à gérer les priorités,…

Un jour de rentrée est fait pour ça. Lire ses mails, traiter quelques urgences, raconter les vacances et les fêtes avec les collègues, pas pour bosser réellement. Envoyer ses vœux le lendemain de la rentrée ou plus tard est la preuve que vous ne savez pas bosser quand il faut.

Je ne plaisante qu’à moitié… Ce n’est pas encore vrai, mais d’ici deux ou trois ans…

Relisons nous

Ce n’est pas parce qu’on bosse dans l’urgence qu’il faut gâcher le travail. Il faut que le mail soit impeccable. L’autre jour j’ai envoyé un mail à plusieurs personnes : « Je vuos souhaite une excellente nouvelle année 2006 »… Deux gaffes, ça ne fait pas sérieux.

Envoyer des vœux devrait signifier que tu penses aux gens… Si on n’est pas capable d’apporter un peu d’attention à se qu’on écrit, ça annule tout !

Pensons justement à tout ça et ne voilons pas la face

Cette cérémonie des vœux est une tradition. Si un fournisseur m’envoie ses vœux, je sais que ce n’est pas uniquement qu’il m’aime bien. Même s’il m’aime bien car je suis sympathique et étant moi-même fournisseur d’autres boîtes, je respecte les fournisseurs et je leur facilite le boulot. Des gars, ils se font chier à répondre à des appels d’offre (c’est beaucoup du boulot, et si le marché n’est pas remporté, le travail est perdu), si en plus ils ont des problèmes administratifs lors du traitement de l’appel d’offre, voire du marché, c’est du gaspillage.

Bref, il y a beaucoup de fournisseurs qui m’envoient leurs vœux, c’est pour me remercier. Mais je sais qu’ils envoient des vœux à tous leurs clients, que je ne suis pas l’objet d’un traitement particulier.

Il prend son carnet d’adresse, voit mon nom et se dit : il faut que j’envoie mes vœux à ce con là, il est bien sympathique.

Je sais qu’il fait ça, parce que c’est ce que je fais. Sauf cette année : j’ai perdu mon carnet d’adresses professionnel ! A force de faire confiance dans l’électronique… Je change de boîte, je n’avais pas pensé que ma boîte serait fermée. J’ai fait la liste des clients pour qui j’ai bossé depuis trois, et j’ai envoyé les vœux selon la disposition de leurs bureaux, uniquement aux braves gens dont je me rappelle de manière formelle l’orthographe du nom !

Donc le type à qui j’envoie mes vœux sait que je lui envoie après avoir fait une liste de personnes à qui envoyer des vœux sur différents critères… et pas parce que je pense à lui.

Quand un client qui fait appel à moi tous les trois ans m’envoie ses vœux je sais qu’il s’en fout que je passe une bonne année. Son message veut dire « Coucou, je ne t’ai pas oublié, j’aime bien bosser avec toi, je risque de faire appel à toi une nouvelle fois cette année, ne m’oublie pas ! ». Quand je lui réponds « merci pour tes vœux, bonne année à toi aussi », ça veut dire « Salut ! Je ne t’ai pas oublié ! J’ai bien aimé travailler pour toi, et j’ai toujours besoin de clients pour gagner des sous ». Ou alors : « Salut ! Restons en contact ! Au fait, vous n’embauchez pas ? ».

Ce n’est pas systématiquement le cas, il y a des gens pour lesquels on a une réelle amitié, et ce n’est pas négatif, il y a le « j’aime bien travailler pour toi ».

Résumons

Tu envoies tes vœux avec une formule simple, par mail, à des groupes de personnes de la même entreprise qui se connaissent. Et, si tu n’es pas cadre dirigeant, tu ne les envoies qu’à des gens qui le méritent : des gens sympathiques… et des clients importants.