02 juillet 2008

Gérer ses mails - rappel

Une chronique de France Info ce matin nous parlait de l’accumulation de stress lié à l’accumulation de mails reçus dans sa boite professionnelle et donnait des conseils pour éviter ce stress.

A mon avis, ils ont tout faux.

Premier argument : j’ai déjà fait un billet sur le sujet, ils auraient pu le lire. Je vais recommencer, j’en ai d’autant plus besoin que ce blog a perdu 25 places au classement des blogs technologiques.

Deuxième argument : ce n’est pas un phénomène nouveau. Ca fait plus de dix ans que la plupart des bureaucrates ont des messageries. Comme ils savent, maintenant, l’utiliser, le nombre de mails est normalement en régression et le phénomène se calme. Si ça n’est pas le cas pour vous, remettez vous en question et envoyez chier vos interlocuteurs qui envoient trop de mail. En outre, les systèmes de filtre antispam progressent et on n’est plus emmerdé par trop de publicité.

Leur principal conseil, sur France Info, est de ne pas avoir l’œil rivé à la messagerie et de ne la consulter que de temps en temps.

C’est une erreur : ça crée du stress à cause de l’accumulation. Combien de fois en sortant de réunion à 17 heures 30 je me suis retrouvé avec une trentaine de mails à lire ou à traiter avant de rentrer à la maison ? Je ne vous le demande pas, vous n’en savez rien et moi non plus.

Il faut avoir sa messagerie ouverte en permanence et tenter de tout traiter au fil de l’eau. La plupart des trucs sont routiniers et ne vous concernent pas, ils prennent donc moins de deux secondes.

Imaginiez que vous receviez un mail de votre chef de service à 15h30 qui vous demande de réserver une salle de réunion pour le lendemain matin. Si vous l’ouvrez en temps réel, vous le faites suivre à secrétaire : « Salut ma poule, ce con s’est encore planté et me demande de réserver une salle de réunion alors que c’est ton boulot. Merci de t’en occuper, je t’embrasse ». Moins de trente secondes. Si vous aviez ouvert le mail à 17h45, la secrétaire aurait été partie, vous auriez perdu vingt minutes à chercher comment réserver une salle de réunion. Vous auriez échoué et seriez parti emmerdé et en retard à la maison. Et vous auriez passé une nuit blanche avec la peur de vous faire engueuler par le chef le lendemain pour un énième échec professionnel.

Si vous avez six mois de retard sur un projet informatique, personne ne vous en tiendra rigueur… mais si votre chef n’a pas de salle de réunion pour recevoir son directeur et un client important, il pensera : « il me fait chier, ce con, il est vraiment nul ». Vous perdrez donc votre augmentation pour avoir suivi un mauvais conseil écouté la tête dans le cul à la radio le matin en prenant votre café.

Vous ne me remercierez jamais assez.

Par ailleurs, dans les mails reçus, il y en a qui proviennent de fournisseurs, de clients, de collègues à qui vous pourrez apporter une réponse dans les trois secondes. En leur répondant immédiatement, vous leur ôterez une épine du pied et ils vous en seront éternellement reconnaissants. En outre, s’il s’agit d’un truc un peu technique, vous passerez pour compétent. Ca ne nuit pas.

Sur les aspects techniques, je vais me permettre de donner quelques conseils…

Comment traiter un mail ? S’il s’agit d’un truc à lire calmement, imprimez-le immédiatement. C’est complètement anti-écologique mais c’est la seule solution. Si c’est un truc à faire qui ne peut être fait immédiatement, notez le immédiatement sur votre agenda ou ailleurs, sinon vous allez oublier.

Ne classez jamais vos mails. J’ai des collègues qui ont un tas de dossiers vachement structurés dans leur messagerie : ça ne sert à rien. De toute manière, quand vous avez besoin d’un truc, vous ne savez plus où vous l’avez classé… par contre, vous vous rappelez qui l’a envoyé et faites une recherche par nom.

Classer les mails ne sert à rien ! On ne le dira jamais assez. Il faut classer les pièces jointes ou exporter les mails importants (comptes rendus de réunion, …) mais pas les mails. Ca prend du temps et c’est facteur de stress, ne serait-ce que dans la mesure où s’interroger sur le classement d’un mail vous fait y accorder une importance démesurée.

Tiens ! Je bosse depuis 4 ans et demi avec la même messagerie. Je viens de compter. 5 972 mails dans mes archives. Ca sert à quoi ?

(photo)

11 commentaires:

  1. Ah tu as presque raison : parce que je classe et archive tous les mails recus, j'ai retrouve un argument qui m'a permis de gagner un proces en justice !
    Il faut conserver, classer et graver tous les mails qu'on recoit, meme si ca prend un peu de temps !
    :-))

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  2. Non ! Il faut conserver, pas classer (ou alors une version imprimée).

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  3. Suis d'accord avec Monsieur Poireau !
    Classer des mails imprimées, tu veux me faire perdre ma prime d'intéressement ????
    D'abord, nous on est obligés d'archiver nos mails sinon plus de mémoire ... et puis, tu dois être un peu bordélique parce que moi je retrouve tous mes maisl classés en moins de 5 secondes !
    :p

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  4. Sinon, je voulais dire aussi :
    à art l'argument anti-classement, qu'est ce que t'es fort quand même ! Tu devrais faire consultant !

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  5. Et c'est qui, le mec qu'a trop la chance de ne recevoir jamais AUCUN mail professionnel ? (A part ceux du C.E. qui vont direct à la corbeille.)

    C'est Bibi...

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  6. Didier,

    Avec votre boulot, c'est surprenant. Les trucs à rewriter, vous les recevez comment ?

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  7. On me les apporte du bureau voisin. A l'ancienne, c'est-à-dire à la main... Puis, je vais les chercher sur le serveur général du journal, directement, sans mail.

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  8. charlatan crépusculaire11 juil. 2008 à 16:44:00

    Cette histoire de mail est surtout basée sur une vision complètement passéiste de l'entreprise et qui suppose que les mails viennent en plus du travail "normal".
    Mé non !
    Ils remplacent une bonne partie de ce qu'on faisait avant (comme dans ton exemple de la salle de réunion). On communique plus vite, on agit plus vite et on dégage du temps pour faire plus et mieux.
    Ceux qui sont stressés sont probablement ceux qui n'ont pas compris ça.
    Je travaille en direct sur ma messagerie. J'organise des réunions téléphoniques avec des liaisons internet simultanées, je peux consulter mes mails sur mon téléphone. Et ça ne m'empêche pas de voir énormément de monde. En fait, le temps gagné à expédier des trucs rapidement me permet d'être plus disponible.
    Je pense d'ailleurs qu'à l'avenir, nous verrons apparaître de plus en plus d'autres outils internet dans les entreprises : blogs, forums, réalités virtuelles,etc.

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  9. Charlatan,

    Je suis assez d'accord avec toi, que ça ressort d'une vision crépusculaire. On a évidemment gagné du temps avec des mails et si des gugusses sont paumés, c'est qu'ils ne savent pas utiliser l'outil.

    Le problème, c'est que la génération de la messagerie c'est accompagnée de deux phénomènes : avant on avait, dans les bureaux, une secrétaire pour 10 ou 20 personnes (gestion du courrier, des notes de frais et que sais-je encore). Maintenant on en a deux pour 150... On est obligés d'organiser son travail en conséquence (c'est la secrétaire qui relisait, mettait la formule de politesse, et surtout archivait).

    PAr ailleurs, on est submergés d'outils informatiques intranet (celui pour déclarer les notes de frais, celui pour poser des congés, celui pour réserver des salle de réunion, celui pour faire des demandes de travaux, ...). Ca fait beaucoup d'outil à apprendre en plus du coeur de métier.

    On nous remettrait des secrétaires, je pourrais consacrer 90% de mon temps de travail... au travail alors que maintenant, je plus près des 70...

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  10. charlatan crépusculaire11 juil. 2008 à 23:11:00

    Oui, c'est une question d'habitude, et pourtant, je ne suis pas spécialement jeune. Je reconnais aussi que beaucoup d'entreprises ne font pas l'effort de former et d'expliquer leurs systèmes, ce qui amène certaines personnes à être perdues. Mais globalement, le bilan est positif.
    Sur tes 70%, remets en perspective leur efficacité par rapport à l'absence d'outil de travail à distance et de bureautique personnelle. ;)

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