Voeux électroniques par mail : quelques conseils

Ah ! Je viens de recevoir mon premier message de vœux professionnels pour la nouvelle année qui ne saurait tarder à commencer ! Il est temps que je rappelle les règles de savoir vivre élémentaire concernant cet impératif (comme il y a deux ans).

Présenter les vœux date d’une époque que les plus jeunes que le Vieux Jacques ne peuvent pas connaître. Jadis, nos ancêtres ne disposaient pas des moyens de communication modernes que nous avons aujourd’hui… Présenter des vœux était alors, outre un élément de la politesse élémentaire, le moyen de se rappeler au bon souvenir des vieilles tantes pour qu’elles n’oublient pas de nous coucher sur leur testament.

C’était souvent bien faux cul : « Chère tata, je profite de cette nouvelle année pour te dire combien je pense à toi et à mes neveux et petits-neveux tous les jours, j’espère ainsi que cette nouvelle année t’apportera de nouvelles joies, grosses bises, ton Nicolas ». Ca voulait dire, en fait : « Mémère, ce n’est pas parce que tu as une ribambelle de chiares et petits chiares qu’il faut oublier de m’envoyer des tunes ».

Comme nous n’avions pas ces moyens de communication qui nous permettent par exemple de dire « Allo ! Mémère ? tu peux pas me prêter 1000 balles ? Promis, je tondrai ta pelouse le week-end prochain. », ces vœux étaient l’occasion de rester en contact avec les proches.

Avec ces moyens modernes (mails et téléphones, surtout portables, avec leurs répertoires intégrés), nous multiplions les contacts !

C’est un vrai plaisir d’envoyer un SMS le 1^er à 0h00 à l’ensemble des personnes enregistrées dans son portable avec l’espoir de faire tomber les centraux téléphoniques de nos opérateurs. Le pire c’est que, souvent, quand on le fait, on est tellement saoul qu’on a oublié le lendemain qu’on a envoyé des vœux et qu’on recommence. Mais la question n’est pas là.

Au fil du développement des outils modernes, nous avons vu apparaître de nouveaux types de vœux : les mails de vœux professionnels.

J’étais bien content de recevoir ce premier mail mais je me doute bien que la personne qui a écrit « Cher Nicolas, je te souhaite de bonnes fêtes de fin d’année et une excellente année 2009 avec beaucoup de réussites ! Bises » a envoyé le même mail à l’ensemble de ses contacts. A part le « Cher Nicolas » et probablement le « Bises », il s’agit d’un copier-coller.

J’étais bien content, mais, concrètement, je ne peux m’empêcher de penser qu’elle a passé deux jours à envoyer des vœux… et comme c’est une fournisseuse, c’est mes sous à moi (à ma boîte, plus exactement) qui servent à ça.

Ainsi, envoyer des vœux par mails individuels et personnalisés peut s’avérer de la plus grosse… grossièreté puisqu’il s’agit de balayer, par ordre alphabétique, un carnet d’adresses en faisant croire que le message est personnalisé !

Il faut éviter, sauf pour ceux de vos contacts que vous aimez réellement bien, ceux pour qui les contacts professionnels se sont transformés en une réelle amitié (une REELLE amitié, pas la sympathie qu’on éprouve naturellement pour les gens qu’on côtoie au quotidien, un peu comme sur les blogs).

Comme les vœux sont incontournables, je vous propose d’adopter la meilleure stratégie qu’il soit.

Petit 1 : on présentera ses vœux de manière collective (des mails avec plusieurs « destinataires principaux »). Par exemple, j’ai été invité à dîner, le 19 décembre par des copains blogueurs en présence d’autres blogueurs. Je peux très bien envoyer un mail collectif de type « Chers tous, on s’est vraiment bien amusés cette année, sur nos blogs respectifs ! J’espère que ça sera pareil en 2009. A tous et à vos proches, je souhaite une excellente nouvelle année ! Amitiés, Nicolas ».

Je vous laisse extrapoler pour l’équipe « expéditions » de votre fournisseur favori.

Ca va beaucoup plus vite et c’est beaucoup moins grossier malgré les apparences : « Chers tous, les aléas de nos professions font que nos chemins ne se sont pas souvent croisés en 2008, mais j’ai toujours bien aimé bosser avec vous, dans une ambiance parfois tendue mais toujours efficace ! J’espère que nous nous retrouverons bientôt pour de nouveaux projets. Dans l’attente, je vous souhaite à tous une bonne et heureuse nouvelle année. Cordialement, Nicolas ».

Ce n’est pas un beau message personnalisé, ça ? C’est quand même autre chose que d’envoyer un traditionnel mail envoyé à 100 gugusses par copier-coller « Je vous souhaite une bonne et heureuse année 2009 ». Vous le sentez de personnaliser 100 mails sans perdre du temps à débiter des âneries ?

Petit 2 : on répond individuellement (et immédiatement, ça prend deux minutes) à tous les vœux qui nous sont présentés, c’est la moindre des politesses. Aussi, on a intérêt à envoyer ses propres vœux collectifs avant de recevoir des vœux… ca fait moins de réponses à faire.

Petit 3 : en complément du 2, on tente d’envoyer ses vœux en tout début de mois. Certains disent : « on a jusqu’au 31 janvier pour le faire ». C’est crétin ! Il s’agit d’un signal de politesse pas d’une corvée qu’on remet au lendemain jusqu’à la fin du mois. Le faire le jour de la reprise, après le 1^er est le mieux : ça montre qu’on pense avant tout aux gens, pas au boulot ! Ce qui pour ma part n’est d’ailleurs pas un mensonge. Ca montre en outre qu’on est bien organisé au boulot : on fait ce qu’il y a à faire dans les temps.

Vous imaginez ce que va penser le type qui va recevoir vos vœux le 5 février parce qu’il s’est absenté de son bureau pendant une semaine ? « Ah ! Ca y est ! L’autre crétin a enfin balancé son mailing » puis « Il fait chier, je ne peux pas lui répondre « Merci pour vœux, à mon tour de vous présenter les miens pour une bonne et heureuse année 2009 » en plein mois de février ».

Petit 4 : on ne négligera personne. Notamment les « fournisseurs » n’ont tendance à envoyer leurs vœux qu’aux « décideurs » et autres « acheteurs ». C’est encore de la grossièreté quand on sait que ce sont les sous-fifres qui bossent. C’est en plus complètement crétin. Un décideur recevra 250 mails de vœux et oubliera rapidement qu’il les a reçus. En fait, ça l’emmerde. Par contre, la secrétaire du décideur n’aura pas oublié avoir reçu un petit mot quand vous lui demanderez de joindre son chef en urgence. De même, un ingénieur qui utilise votre produit pensera plus facilement à vous en bien quand il préparera le dépouillement d’un futur appel d’offres… C’est vrai dans l’autre sens, vers vos fournisseurs (le type du SAV résoudra plus rapidement vos problèmes si vous ne l’avez pas oublié lors des vœux).

Petit 5 : on ne parlera jamais de la santé dans les vœux. Le « bonne année, bonne santé » est à proscrire dans un cadre professionnel (sauf si vous êtes vraiment proche). D’une part, dans un mail collectif, ça n’aurait aucun sens et d’autre part, les relations sont purement professionnelles. Aussi bien, le toubib du petit dernier vient de découvrir une sclérose en plaques. « Bonne santé à vos proches » : bonjour la gaffe ! En plus, c’est faux cul : qu’est-ce qu’on en a à cirer de la santé de la belle mère de la secrétaire d’un directeur commercial qui vous emmerde ?

Ces conseils sont gratuits. Faites en bon usage.

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