Prenons le Réseau Social d'Entreprise par le bon bout

Depuis quelques jours, nous échangeons, avec Pierre, à propos des Réseaux Sociaux d’Entreprise, ce qui m’a amené à proposer un cahier des charges pour ce RSE. Cette après-midi, il me répondait par le tweet illustrant ce billet (et le précédent) : « il faut regarder les usages par les offres, et ne plus étudier la demande, les besoins. » Ce qui revient à dire qu’il ne faut pas faire de cahier des charges pour le RSE mais regarder ce qui existe dans le marché.

Ca me met dans une fureur noire au point que j’envisage de passer la soirée au bistro (mais il y a un gros orage qui m’empêche de quitter le bureau) : le cahier des charges reste la base du métier. C’est, d’une part, ce qui va te permettre de consulter les « acteurs » pour qu’il puisse te répondre et te présenter leurs produits, et, d’autre part, ce qui va permettre de communiquer entre les acteurs d’un projet informatique pour se répartir le travail et définir ce qu’il faut faire.

Il existe des offres de RSE mais je suis persuadé qu’aucune ne correspond à ce que j’ai décrit dans mon cahier des charges. Les magnifiques applications que vont nous proposer les éditeurs vont contenir :

-         des « Wiki »,

-         des blogs,

-         des systèmes d’échange instantané, ….

Je ne vais pas nier l’intérêt de ces machins.

Par exemple, le Wiki est bien sûr utile mais n’est utilisable que par un type un peu geek et ne peut en aucun cas être utilisé pour gérer de la documentation qui serait amenée à quitter l’enceinte des utilisateurs du Wiki (par exemple le sous-traitant d’un fournisseur, les services marketing et juridiques,…). Comme je le dis souvent en donnant des conseils de blogage : le texte doit être travaillé dans un traitement de texte, c’est fait pour ça…

Concrètement, ces outils peuvent être utilisés par les équipes informatiques mais leur utilisation sera beaucoup plus problématique par la hiérarchie et par les équipes « métiers » de l’entreprise, voire des domaines très loin de l’informatique comme le commercial, le juridique, le marketing, …

Les RSE qui existent ont été conçus sur la base des applications et des besoins potentiels des utilisateurs, pas du tout sur la capacité des utilisateurs à pouvoir simplement l’utiliser, voir à l’utiliser tout court.

Un exemple. Tiens ! Je fais un appel d’offre pour acheter un truc. Je vais l’envoyer pour validation au service des achats. Si je le fais avec le système officiel de la boite de gestion de la documentation, ils ne sauront probablement pas l’utiliser puisque le service des achats utilise lui-même sa propre application qui permettra de gérer les achats de bout en bout. Pire ! Il pourrait me demande de créer moi-même une entrée dans cet Intranet que je ne maîtrise pas. Finalement, ça se traduit par un coup de fil entre les chefs pour démerder la situation puis l’envoi du document par mail.

Ce dont on a besoin est un truc dont on aura l’usage et il n’est pas sûr que les outils du marché de Réseau Social d’Entreprise répondent à ce besoin. D’où l’intérêt de mon cahier des charges qui prend en compte avant tout la prise en main par l’ensemble des utilisateurs potentiels.

C’est un peu le principe de Lotus Notes, d’ailleurs (sauf que je n’ai jamais vu une application autre que celles présentes par défaut bien foutue, c’est un autre problème), mais qui a d’autres défauts… On a, à la base, un système de messagerie et d’agenda partagé. Les applications viennent se greffer par-dessus. Lotus Notes a d’autres défauts… mais est pourtant utilisable par tous les employés de bureau du monde et une part très importante des grandes entreprises l’utilise.

C’est le principe de mon cahier des charges. On a un truc incontournable avec un accès à la messagerie et un accès à l’agenda, qui sert de point d’entrée à l’Intranet. J’y rajoute une couche de réseau social pour faire joli avec des cercles dont on trouvera bien l’usage. J’y ajoute aussi un système d’échange de fichiers « autrement que par mail ».

Les applications viendront après. Elles pourront se reposer sur le mail, l’agenda, les cercles (ou groupes d’usagers) et les fichiers (ou documents) et sur l’ergonomie générale du produit (vous avez déjà été perdu avec une application Facebook, vous ?).

Ne mettons pas les charrues avec les bœufs.

Notre conversation sur le RSE a commencé par la démonstration que les RSE ne servaient à rien parce que les salariés de l’entreprise n’en auraient pas l’usage.

Il faut donc soit ne rien faire soit définir un RSE dont on aura l’usage.