20 février 2013

Enfoncer le cloud dans le RSE

Hier soir, je suis parti du bureau avec un collègue. Pendant les 8 minutes de marche jusqu’au métro, j’ai parlé du projet sur lequel je bosse et qui l’intéresse beaucoup. Il m’a donné son point de vue en donnant une très bonne idée. Arrivé dans le métro, il sort un document pour le relire et je prends mon iPhone pour m’envoyer un mail avec l’idée en question. J’ai voulu approfondir un point, je lui pose une question et c’est alors qu’il s’est rendu compte que je bossais avec mon iPhone !

Il a enfin compris comment je pouvais diffuser un compte rendu de réunion dans le quart d’heure qui suit la réunion… et que je ne fais pas que jouer avec mon iPhone pendant ces réunions.

Ce matin, je fais ma revue d’actualité comme tous les matins, puis je lis les blogs des copains et je me lève. Je vais sur mon PC, un billet venait d’arriver dans mon Reader, celui de Sarkofrance. C’est une chaîne de blog et il me vient à l’idée d’y répondre. Je copie donc les questions posées dans l’application Notes du Cloud. Je vais aux toilettes, avec mon iPad, j’ouvre Notes, et je commence à rédiger les réponses. Une fois la commission terminée, je poursuis sur le PC. Je pars pour le boulot. Je reprends ça dans l’iPhone pour terminer mon billet dans le métro. Arrivé au bureau, je prends le billet dans le Cloud sur mon PC. J’ajoute les liens et le publie.

J’ai donc fait ce billet avec quatre appareils différents (mon PC, celui du bureau, l’iPad et l’iPhone) sans faire la moindre manipulation extraordinaire. J’ouvre mon fichier sur un machin comme je l’avais ouvert sur un autre, ce qui est d’autant plus fantastique qu’il n’y a pas Internet dans le métro. J’en ai déjà parlé ici, vive le cloud et tout ça… Enfin, ce cloud, celui qui permet de rendre transparent son utilisation, c’est plus qu’un espace de stockage en ligne (d’autant que ça fonctionne sans Internet en permanence, la synchronisation se faisant quand elle peut).

Je raconte ça à mon collègue (sans prendre l’exemple des blogs et sans aller dans le détail). Je le regardais avec le document qu’il avait imprimé et les notes qu’il avait prises dessus et il me regardait ébahi. Je lui ai donc montré mon iPhone, je venais de prendre les notes de ce qu’il avait dit tout en rédigeant un mail à la direction de ma hiérarchie en le formulant de manière à ce qu’elle puisse l’envoyer au client. 10 minutes de métro, une quinzaine de lignes. Je me la suis envoyé par mail au bureau. Le mail est parti quand je suis sorti du métro, une demi-heure après.

P.S. : vous allez me dire que le mail est en contradiction avec ce que je disais avant. Pas du tout. Le mail sert de sauvegarde en cas de fausse manipulation (cela fonctionne off-line, aussi), il n’y a pas « ctrl Z » dans l’application que j’utilise… En outre, il me sert de pense-bête, une fois que je suis arrivé au bureau.

Tout cela m’amène deux réflexions.

La première : comment se fait-il que les possesseurs de smartphone ne connaissent pas les fonctionnalités de leurs smartphones et qu’ils n’aient pas l’idée d’utiliser les fonctionnalités qu’ils connaissent pour le boulot plutôt que de perdre du temps ? Je « pratique » le Cloud depuis peu mais dès que j’ai eu l’iPhone, je l’ai utilisé pour m’envoyer des mails au bureau…

La deuxième : pourquoi l’entreprise ne favorise-t-elle pas ces usages modernes des technologies ?

J’ai déjà fait deux billets sur le cloud en entreprise (ça nécessiterait l’ouverture du Wifi dans les bureaux et cela pourrait poser des problèmes de sécurité). J’ai fait plein de billets sur le RSE, le Réseau Social en Entreprise. Les deux sont intiment liés puisqu’il s’agit d’usage nouveaux des technologies.

Par exemple, il aurait été logique que je puisse entamer une discussion avec ma hiérarchie (deux chefs) en créant une espèce de conversation dans un groupe « à trois ». Ils auraient pu faire leurs commentaires dans le métro, en venant au boulot ce matin.

Travailler dans le métro pourrait ressembler à une hérésie. Il n’empêche qu’environ 1,5 millions de Franciliens passent plus de deux fois une demi heure par jour dans les transports en commun (pdf). Si on pouvait augmenter l’efficacité du travail d’un tiers de ces braves gens en leur permettant de passer moins de temps au bureau… Pensez notamment au temps qu’on passe à lire des trucs sans intérêts, des notes de service, des machins syndicaux, …Je te mettrais tout ça au cloud, moi, récupérable dans un RSE !

Pensons aussi à tous ces cadres qui se déplacent, toutes ces andouilles qui sont obligées de passer leurs soirées à travailler parce qu’ils ont passé des journées en réunion, tous ceux qui passent leurs temps au téléphone pour organiser des réunions, …

6 commentaires:

  1. Une question : comment prends tu tes notes et fais tu des CR sur ipad et iphone, sur quelle(s) app(s) ?

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    1. J'utilise l'application Notes fournie avec l'appareil. J'en ai fait un billet déjà (la lisibilité est parfaite) et je viens d'ajouter un argument dans cette note : la synchronisation fonctionne assez bien, du coup, je retrouve bien mes documents dans le métro, c'est à dire sans connexion Internet.

      Comment je fais ?

      D'une part, je ne le fais pas quand je suis l'organisateur de la réunion ou si je dois intervenir toutes les deux minutes. D'autre part, je n'aime pas les comptes rendus long de réunion. Il suffit de noter les trucs importants, notamment les engagements pris par les uns ou les autres.

      Ca pourrait être l'objet d'un billet de blog : les comptes rendus de réunion. Si le compte rendu est trop long c'est qu'elle était mal préparée. Que les gens (hors organisateur) parlent trop et n'ont pas donné leur avis de manière structurée avant la réunion. Qu'ils ne savent pas travailler. En allant plus loin, on pourrait dire qu'une bonne réunion ne doit pas avoir de compte rendu. Si c'est un brain storming, l'organisateur se débrouillera pour prendre des notes et prendre en compte ce qui a été dit, mais le compte rendu n'est pas nécessaire. Le compte rendu doit servir uniquement de relevé de décision. Seuls les réunions de haute sphère doivent faire l'objet d'un compte rendu de type procès verbal.

      Il faut ensuite que la réunion soit parfaitement structurée. Ca dépendra du thème, évidemment. Cette structuration doit être au choix de l'organisateur, de sa forme d'esprit. Par exemple, on a beaucoup de "Comités" (Comité stratégique, Comité de pilotage, Comité de projet) qui ont des formes bien définies avec des slides d'une vingtaine ou une trentaine de pages. Ca empêche de mettre en avant les points importants qui méritent discussion parce qu'on passe une partie de la réunion à faire de l'information, uniquement de l'information.

      Par contre, une fois, j'avais conseillé à un collègue qui avait une réunion à organiser avec plein de trucs, de numéroter scrupuleusement les points à aborder. Une trentaine de points, tous méritaient une réponse rapide : de type oui, non, date, à étudier dans une réunion ad hoc, ... Je lui avais fait le compte rendu avant qu'on sorte de la salle de réunion alors que toutes les notes qu'il avait prises étaient incompréhensibles. Il n'avait même pas compris lui même que seule la décision finale importait.

      Enfin, la réunion doit avoir un support, soit un ordre du jour, soit des slides. Ceci doivent être orientés pour servir de support au compte rendu.

      Enfin (bis), peu importe la forme (voir ce que je disais sur les comités), ce qui compte est le résultat.

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    2. Précision : ce n'est pas un truc que je fais toujours. Ma stratégie est de gribouiller le slide et de faire le CR immédiatement après la réunion, avec mon PC ou mon iPhone si je suis dans le métro.

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  2. Intéressant, très...
    Je note. J'ai une réunion demain (Merci).

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  3. Prendre son ipad aux toilettes, c'est pas un peu trop ?
    héhé

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