Remplacer le mail par le réseau social ne guérit pas la maladie

Dans la vie professionnelle (et celle de blogueur !), on est submergés de mails. Par période, c’est une vraie catastrophe et ça va de pire en pire. On nous parle de remplacement par les réseaux sociaux (j’avais fait un billet à propos des annonces de Thierry Breton, PDG d’Atos) et des collègues blogueurs en font d’intéressantes réflexions.

Je vais en rajouter une couche.

D’abord, les inconvénients du mail ne datent pas d’hier. Ca fait plus de dix ans que plus de 50 ou 70% des mails que je reçois me sont inutiles.

J’ai bien dit « me sont ». Que d’autres m’envoient des mails peuvent leur être utile. Si un collaborateur me met copie d’un mail, c’est aussi pour se couvrir. Je ne dis pas ça méchamment, je pratique pareil. Il est parfois normal d’avoir une relation un peu formel avec des partenaires (« Cher monsieur, nous vous confirmons que… ») et il est normal de mettre sa hiérarchie en copie (d’une manière ou d’une autre, l’utilisation de réseaux sociaux, voire de flux divers ne changera rien).

En fait, un mail d’un collaborateur me parait utile quand j’y trouve une connerie (ou une information, bien sûr !) ce qui est rare : donc je trouve beaucoup de mails inutiles…

Ensuite, on reçoit de plus en plus de mails envoyés automatiquement et quotidiennement. Par exemple, je reçois tous les matins deux mails m’indiquant le fonctionnement de l’informatique en production pour les domaines dont j’ai la responsabilité. Généralement, le message passé est « tout va bien » donc je m’en fous. Ce qui m’intéresse c’est de savoir quand on a eu des incidents pour étudier les impacts, les palliatifs à mettre en œuvre, la communication à faire, les corrections à apporter…

De même, on reçoit de plus en plus de mail des outils collaboratifs que nous utilisons. A titre d’exemple, quand je pose une journée de congés dans l’intranet ad hoc, je reçois un premier mail pour m’informer que ma demande a bien été transmise à ma hiérarchie et un deuxième pour me dire que mes congés sont validés. Ca ne sert à rien. Le seul mail qui me serait utile serait celui m’informant que ma demande n’a pas été traitée ou validée. Or si je reçois un tel mail, il risque fort bien d’être noyé dans la masse.

On utilise un outil collaboratif pour gérer les projets informatifs et notamment les bugs logiciels. Un collaborateur crée une fiche d’incident quand il en trouve un, il est validé (ou pas) par le chef de projet, le fournisseur livre une première analyse puis confirme qu’il a trouvé un correctif puis confirme quand il va livrer le correctif, … Je m’en fous : ce qui m’intéresse c’est de avoir à quel moment il faut que je prenne mon téléphone pour taper sur le chef du contact du collaborateur, chez le client, quand un correctif n’est pas livré dans des délais raisonnables.

Le problème n’est pas que je reçoive un mail à chaque fois qu’un échange a lieu avec ces machins : de toute manière, je l’efface (ben oui, une quinzaine par jour…). La solution que devra trouver M. Breton (qui a aussi comme métier de développer des logiciels…) ne m’empêchera pas soit de fouiller dans l’outil pour trouver les « alertes » soit de faire des réunions avec les collaborateurs pour qu’ils m’expliquent les problèmes et retards…

Enfin… S’il faut vendre du réseau social !