10 astuces pour gérer ses mails

L’ami Disp revient sur son blog sur les astuces pour gérer ses mails sur la base d’un article de Challenges. Nous ne serons pas trop de deux pour lui répondre. C’est en 10 points.

Point 1 : Qui a réellement besoin de mon message ?

Point de vue de Challenges : il faut bien travailler les destinataires, voire leur demander s’ils veulent l’être.

Point de vue de Disp : on est en France, on est foutu, les destinataires sont mis là comme parapluies.

Point de vue de moi : il faut travailler le contenu pour que le destinataire en copie sache s’il faut qu’il lise avec attention. Il faut aussi être intransigeant avec les gens qui répondent à tort à des mails pour lesquels ils ne sont qu’en information.

Point 2 : Quel est le délai maximal pour répondre ?

Point de vue de Challenges : soit répondre dans les 48 heures soit demander pour quand il faut la réponse.

Point de vue de Disp : cette question est conne. Par ailleurs, il faut faire attention au temps de lecture des pièces jointes qui peuvent être des pièges.

Point de vue de moi : heu… Dans la mesure du possible, il faut répondre le plus rapidement possible (sauf aux casse-couilles) car on ne sait pas quel est le délai de l’autre. Néanmoins, si la réponse est longue à faire, on n’hésitera pas à refuser de répondre et, surtout, à sous-traiter la réponse à un collègue, un chef ou un sous-fiffre. Je ne déconne. Il m’arrive de faire suivre un mail à mon chef et lui demandant ce que je dois répondre (et je réponds aux mails qu’il me fait suivre).

Point 3 : Comment valoriser ce qui est important et/ou urgent?

Point de vue de C : z’avez qu’à lire, je suis d’accord.

Point de vue de D : c’est le bordel.

Point de vue de m : je n’utilise pas l’option des machins de messagerie qui permet de catégoriser des mails en important. J’essaie d’être clair dans ce que j’envoie et si le lascar qui m’envoie un mail n’est pas clair, son mail passera automatiquement dans la poubelle. Hop !

Point 4 : Quand et comment mettre fin à un échange ?

Point de vue de C : bof.

Point de vue de D : bof aussi.

Point de vue de m : ça dépend.

Point 5 : Comment gérer le flux au quotidien ?

Point de vue de C : il faut savoir se déconnecter, fermer sa messagerie, mais peut-être pas plus de deux heures pour ne pas louper d’urgence.

Point de vue de D : ce n’est pas nécessairement le mail qui provoque les distractions.

Point de vue de m : on s’en fout. La messagerie est devenu le principal outil de travail, il faut s’y faire et savoir se concentrer sur son job.

Point 6 : Comment ranger ses mails ?

Point de vue de C : il faut bien ranger ses mails.

Point de vue de D : il ne faut pas ranger ses mails.

Point de vue de m : il ne faut surtout pas ranger ses mails. Il faut seulement pouvoir retrouver ceux qui ont une valeur contractuelle forte : proposition commerciale, acceptation d’un devis,…  Pour le reste, je connais des gens qui passent plus de temps à ranger (y compris avec d’excellentes méthodes) et à rechercher des mails que moi à en trouver. Les miens étant traités au fil de l’eau, je n’ai jamais de recherche à faire, sauf pour retrouver des pièces jointes que je n’aurais pas pris la peine d’archiver, considérant que ce n’est pas à moi de le faire… En outre, la plupart des échanges par mail remplacent ce qui aurait pu être dit en réunion ou au téléphone : ça ne s’archive pas…

Point 7 : Comment ne pas se laisser envahir ?

Point de vue de C : ne pas hésiter à mettre en spam ou à se désinscrire de newsletters.

Point de vue de D : faire avec et s’en foutre…

Point de vue de n : comme D. Je traite ce que j’ai le temps de traiter. Si j’oublie un truc, l’expéditeur n’a qu’à me relancer. S’il ne le fait pas, c’est que sa demande était inutile.

Point 8 : Comment les signer ?

Sobre. Tout le monde est d’accord.

Point 9 : Que faire des mails personnels ?

Point de vue de C : avoir une boite mail séparée ou faire attention à ce qu’ils soient marqués comme « personnel ».

Point de vue de D : il faut un point de vue juridique.

Point de vue de n : il est exceptionnel que je reçoive un mail perso sur mon adresse d’entreprise et je n’utilise jamais cette dernière pour envoyer des messages perso. A mon avis, du moment que les messages restent exceptionnels, l’employeur s’en fout.

Point 10 : Et pendant mes congés, je fais quoi ?

Point de vue de C : qui donne trois conseils. Le premier : désigner quelqu’un pour regarder votre boite. Le deuxième : consulter ses messages une fois par jour. Le troisième : avoir un message d’absence indiquant un remplaçant.

Point de vue de D : déconnecter.

Point de vue de n : l’important est d’avoir un bon message d’absence qui indique votre date de retour. N’y citer un collègue que pour faire face aux urgences, en aucun cas pour vous remplacer sauf si vous prenez des vacances hors vacances scolaires.

Compléments

Disp conclut ainsi : « Il reste bien d'autres questions. L'email est-il vraiment un progrès ? Après l'email, quels seront les outils ? Peut-on remplacer par du chat ? Comment fusionner l'email et tous les autres flux ? ... » Oui, l’email est un progrès. Il y aura forcément un outil après lui mais ça ne changera pas grand-chose, l’email fusionnera avec d’autres flux. Le chat est à proscrire sauf s’il est réellement nécessaire.

Hop.