Cinq conseils de savoir-vivre pour les mails professionnels

Je me rappelle cette fin d’année 1996 où, pour la première fois, je me suis retrouvé avec une adresse mail professionnelle. Ainsi, en une vingtaine d’années cet outil magnifique s’est démocratisé. Parallèlement, les utilisateurs ont développé des usages, comme s’il fallait se précipiter à respecter un manuel du savoir-vivre qui n’existe pas. J’évoque périodiquement les problèmes liés aux mails, le fait que l’on soit souvent submergés et je donne parfois des conseils mais il est temps de revisiter ces usages qui sont parfois complètement cons. Il faut le dire.

Je vais illustrer. Tu as vu l’image, là en haut à gauche. C’est la fin d’un mail que je viens de recevoir. La formule de politesse n’est pas dans la même police de caractères que la dernière ligne de texte et est par ailleurs formulée en français et en anglais. La conclusion est évidente : l’expéditeur l’a incluse au « pied » de son mail (signature automatique) dans le machin inséré automatiquement avec ses coordonnées, son numéro de téléphone,… A quoi rime une formule de politesse si elle est automatisée dans un échange avec une personne que l’on connaît bien.

Ce qui nous amène aux deux premiers conseils.

Conseil 1 : n’automatise pas ta formule de politesse.

Le « cordialement » est d’usage dans de nombreux cas. Il remplace le « Je vous prie d’agréer l’expression de mes salutations distinguées ». Ne l’utilisez pas si vous connaissez bien la personne, ça serait grotesque. Pour ma part, je signe « A+, Nicolas » dès lors que nos relations dépassement vaguement le strict cadre du travail. Voire « A+, N. ». Voire « Nicolas ».Voire « N. ». Voire rien si nous avons déjà échangé par mail dans la journée.

Le « cordialement » est d’usage mais ne s’impose pas. Un « bonne soirée » ou un « bon week-end » sera beaucoup plus personnel (s’il est adapté et donc plus sympathique).

Conseil 2 : soigne ton pied de mail (signature automatique)

Evidemment, si l’entreprise impose un format, tu dois le respecter. Au cas contraire, il doit contenir le plus faible nombre d’information possible : le nom de l’entreprise, de la direction et le numéro de téléphone. Mentionner ce dernier est indispensable.

J’ai toujours envie d’égorger les types qui ne le mettent pas, ça m’oblige à gérer un annuaire…

Conseil 3 : réfléchis bien à l’entrée en matière

L’usage est de commencer par « Bonjour, ». Je conseille d’ajouter le prénom des destinataires. Exemple : « Bonjour Jessica et Roger ». En commençant par les gonzesses même si ce n’est pas conforme à l’égalitarisme de rigueur chez les progressistes. Ajouter les prénoms permet de personnaliser et de donner une touche informelle mais aussi d’indiquer aux gens qui sont en copie qu’ils ne peuvent lire qu’en diagonale.

On peut aussi ne rien mettre, notamment si on a déjà vu la personne, mais aussi si le mail est très court, j’y reviendrai, ou si vous répondez à un mail. Par exemple, un type vous demande si vous êtes disponible pour une réunion à telle heure tel jour. La réponse pourra être « Oui. Cordialement. Nicolas. » Faire plus est une perte de temps.

Conseil 4 : n’ayez pas peur d’être grossier

Je parlais des différentes formules de politesse. Il est bien plus grossier d’avoir un machin qui ajoute automatiquement un « cordialement » que de ne rien mettre ou d’oublier un « bonjour ». Voir le conseil 5 : il faut faire court. Ainsi, il faut aller droit au but.

Quand vous faites une demande, vous n’avez pas à vous justifier sauf si vous demandez l’impossible (c'est-à-dire une réponse très rapide).

Conseil 5 : faire court

C’est un conseil que je donne souvent parce que ça évite à vos destinataires de perdre du temps à lire. S’il y a des explications à donner et que vous les jugez intéressantes, faites les en « P.S. », après la signature.

Le dernier mail que j’ai envoyé à mon directeur contenait une ligne, du genre : « ce qu’on nous a demandé est conforme à la réglementation ». L’objet précisait le cadre. Je n’avais pas à lui en dire plus, il n’en aurait rien eu à faire, alors que, à ma place, la plupart des loustics auraient pondu quatre ou cinq lignes, voire beaucoup plus, pour démontrer leur propos, indiquer qu’ils avaient travaillé, fait des recherches,… ce dont tout le monde se fout.

Le « faire court » a plusieurs intérêts, notamment celui d’habituer vos interlocuteurs à faire pareil ce qui vous évite de lire leurs conneries. Mais, pour ce qui nous concerne, le « nouveau savoir-vivre », ça leur évite de perdre du temps à lire les vôtres.

Faites en bon usage !