04 juillet 2014

Cinq conseils de savoir-vivre pour les mails professionnels

Je me rappelle cette fin d’année 1996 où, pour la première fois, je me suis retrouvé avec une adresse mail professionnelle. Ainsi, en une vingtaine d’années cet outil magnifique s’est démocratisé. Parallèlement, les utilisateurs ont développé des usages, comme s’il fallait se précipiter à respecter un manuel du savoir-vivre qui n’existe pas. J’évoque périodiquement les problèmes liés aux mails, le fait que l’on soit souvent submergés et je donne parfois des conseils mais il est temps de revisiter ces usages qui sont parfois complètement cons. Il faut le dire.

Je vais illustrer. Tu as vu l’image, là en haut à gauche. C’est la fin d’un mail que je viens de recevoir. La formule de politesse n’est pas dans la même police de caractères que la dernière ligne de texte et est par ailleurs formulée en français et en anglais. La conclusion est évidente : l’expéditeur l’a incluse au « pied » de son mail (signature automatique) dans le machin inséré automatiquement avec ses coordonnées, son numéro de téléphone,… A quoi rime une formule de politesse si elle est automatisée dans un échange avec une personne que l’on connaît bien.

Ce qui nous amène aux deux premiers conseils.

Conseil 1 : n’automatise pas ta formule de politesse.

Le « cordialement » est d’usage dans de nombreux cas. Il remplace le « Je vous prie d’agréer l’expression de mes salutations distinguées ». Ne l’utilisez pas si vous connaissez bien la personne, ça serait grotesque. Pour ma part, je signe « A+, Nicolas » dès lors que nos relations dépassement vaguement le strict cadre du travail. Voire « A+, N. ». Voire « Nicolas ».Voire « N. ». Voire rien si nous avons déjà échangé par mail dans la journée.

Le « cordialement » est d’usage mais ne s’impose pas. Un « bonne soirée » ou un « bon week-end » sera beaucoup plus personnel (s’il est adapté et donc plus sympathique).

Conseil 2 : soigne ton pied de mail (signature automatique)

Evidemment, si l’entreprise impose un format, tu dois le respecter. Au cas contraire, il doit contenir le plus faible nombre d’information possible : le nom de l’entreprise, de la direction et le numéro de téléphone. Mentionner ce dernier est indispensable.

J’ai toujours envie d’égorger les types qui ne le mettent pas, ça m’oblige à gérer un annuaire…

Conseil 3 : réfléchis bien à l’entrée en matière

L’usage est de commencer par « Bonjour, ». Je conseille d’ajouter le prénom des destinataires. Exemple : « Bonjour Jessica et Roger ». En commençant par les gonzesses même si ce n’est pas conforme à l’égalitarisme de rigueur chez les progressistes. Ajouter les prénoms permet de personnaliser et de donner une touche informelle mais aussi d’indiquer aux gens qui sont en copie qu’ils ne peuvent lire qu’en diagonale.

On peut aussi ne rien mettre, notamment si on a déjà vu la personne, mais aussi si le mail est très court, j’y reviendrai, ou si vous répondez à un mail. Par exemple, un type vous demande si vous êtes disponible pour une réunion à telle heure tel jour. La réponse pourra être « Oui. Cordialement. Nicolas. » Faire plus est une perte de temps.

Conseil 4 : n’ayez pas peur d’être grossier

Je parlais des différentes formules de politesse. Il est bien plus grossier d’avoir un machin qui ajoute automatiquement un « cordialement » que de ne rien mettre ou d’oublier un « bonjour ». Voir le conseil 5 : il faut faire court. Ainsi, il faut aller droit au but.

Quand vous faites une demande, vous n’avez pas à vous justifier sauf si vous demandez l’impossible (c'est-à-dire une réponse très rapide).

Conseil 5 : faire court

C’est un conseil que je donne souvent parce que ça évite à vos destinataires de perdre du temps à lire. S’il y a des explications à donner et que vous les jugez intéressantes, faites les en « P.S. », après la signature.

Le dernier mail que j’ai envoyé à mon directeur contenait une ligne, du genre : « ce qu’on nous a demandé est conforme à la réglementation ». L’objet précisait le cadre. Je n’avais pas à lui en dire plus, il n’en aurait rien eu à faire, alors que, à ma place, la plupart des loustics auraient pondu quatre ou cinq lignes, voire beaucoup plus, pour démontrer leur propos, indiquer qu’ils avaient travaillé, fait des recherches,… ce dont tout le monde se fout.

Le « faire court » a plusieurs intérêts, notamment celui d’habituer vos interlocuteurs à faire pareil ce qui vous évite de lire leurs conneries. Mais, pour ce qui nous concerne, le « nouveau savoir-vivre », ça leur évite de perdre du temps à lire les vôtres.

Faites en bon usage !

18 commentaires:

  1. Je suis en désaccord total avec la plupart de ces conseils. Commencer un mail (ou une lettre) par "Bonjour" n'est pas de bonne éducation. On commencera par "Monsieur" si on ne connaît pas la personne (et jamais "cher monsieur"), ou par "Cher Trucmuche" si on la connaît, "Mon cher Trucmuche" si on la connaît mieux, et enfin "Cher Gustave" si on est vraiment intime.

    Le "cordialement" de fin de mail n'est pas de très bon goût non plus. Mais j'admets que les formules classiques sont un peu longues…

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    1. Qui vous parle d'éducation ? Le mail remplace le téléphone, pas le courrier contrairement à ce qu'on pense.

      On dit donc bonjour.

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    2. Je suis d'accord avec Didier Goux (tu dois avoir des commentaires à moi dans tes spams d'ailleurs). L'email ne remplace pas du tout le téléphone, il suffit de regarder l'usage qu'on en fait pour le voir.

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    3. Rien dans les spams.

      Et évidemment que le l'ail remplacée et lu complète le téléphone. Tu vis sur une autre planète

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    4. Chaque profession doit avoir une utilisation différente des courriers électroniques. Par exemple mes rapports étaient envoyés par courriers avant, ils le sont par e-mails maintenant.

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    5. Ou est le bon temps des pigeons voyageurs

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    6. Il y aune différence entre les machins officiels et ceux de routine

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    7. D'accord avec Norby : le mail étant écrit, on ne voit pas du tout comment il pourrait remplacer le téléphone. Du reste, que je sache, toutes les entreprises ont conservé le téléphone, alors que le courrier a vu son volume diminuer considérablement.

      Donc, pas de "bonjour".

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    8. La plupart des mails sont là pour faire des trucs qu'on aurait fait par téléphone auparavant. D'ailleurs on ne passe quasiment plus de coup de fil sauf pour remplacer des réunions.

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    9. Pas de différence entre la routine et les courriers officiels pour ma part. Didier Goux a raison, c'est bien la Poste qui a le plus souffert de l’arrivée des e-mails, pas France Telecom.

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    10. Ah ! Ça remarche. Troisième essai de réponse.

      Allais répondre "évidemment" mais même ça, ça se discute. Le marché des télécoms a tellement changé qu'on ne peut pas mesurer. Le trafic de la Poste a par ailleurs changé. On reçoit plus de courrier d'entreprise et on envoie moins de lettres. Et il y a une nouvelle évolution depuis deux ou trois ans : le courrier d'entreprise (relevés de compte,...) est remplacé par internet (et pas spécialement les mails).

      Les mails ont surtout remplacé les coups de fil informels au niveau professionnel. Par exemple pour l'organisation de réunion ou des notifications diverses (du genre : j'ai rédigé tel truc tu peux le relire, il est sur le réseau).

      Au niveau personnel, c'est pareil. J'échange par mail avec ma mère je ne lui téléphone plus tous les deux jours comme avant.

      L'expression "cher machin" que cite Didier est désuète. Et faux cul : il dit bien qu'on ne l'autiste qu'avec des gens qu'on connait mal.

      D'ailleurs, j'échange souvent par mail avec lui, je commence généralement par "bonjour Didier" parce qu'il n'y a rien de mieux.

      Le "problème" est de coller des usages anciens à un machin nouveau. Avant, quand on écrivait à quelqu'un, c'était exceptionnel. On pouvait commencer par "cher machin".

      Par ailleurs, les formules de politesse ont plus été tuées par les SMS que par les mails.

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    11. Miracle. Un commentaire est passé.

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  2. ll faut travailler aussi l'accroche et notamment le sujet de l'email. Il y a trop d'emails dont on on ne sait pas s'il est nécessaire de les lire ni de quoi ils parlent.

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    1. Oui, il faut que le mail puisse être lu en trois secondes pour en déterminer l'objet.

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  3. Conseil 6 : ne pas envoyer des mails inutiles (mais, ça...), ou à quelqu'un que ça ne concerne pas (avec l'idée "il ne pourra pas dire qu'il ne savait pas", ou un truc de ce genre) ; donc ne pas avoir une liste de diffusion standard de gens que l'on oblige à lire des mails dont 90 % n'ont rien à foutre (très fréquent , dans ma brève - 5 ans - expérience d'entreprise).

    Il faudrait aussi faire un article sur les pièces jointes...Il m'est arrivé de demander un renseignement à un type et de recevoir comme réponse " tu trouveras ça ici", avec un doc joint de 30 pages.

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