T'en veux, des comités ?

Quand j’ai commencé à bosser, il y a une petite trentaine d’années, on faisait parfois des réunions. Les directeurs se retrouvaient périodiquement en Comité de Direction et les propriétaires de la boite en Conseil de Direction, seule instance pouvant réellement prendre des décisions importantes. T’as vu ? A ce stade, tu as vu ça, ça nous fait déjà deux CODIR… Le COmité de DIRection et le COnseil de Direction.

Au fil de ma carrière, soit du fait de ma montée dans les hiérarchies soit du fait de la modernisation du monde de travail ou de son anglicisation, j’ai vu fleurir un tas d’instances. Tiens ! Les instances ! Avant quand on avait une décision à prendre, on la faisait remonter à la hiérarchie. Maintenant, ce sont les instances qui doivent trancher.

Je n’ai pas compris les différences entre les deux CODIR rapidement mais j’ai découvert une instance intermédiaire : le COMEX, le Comité Exécutif. Ca fait bien anglo-saxon… Ces gens sont bizarres. Les Directeurs Généraux sont des CEO. Le Comex regroupe le DG et les représentants des actionnaires. Dans les grosses boites, on a aussi le Conseil d’Administration, c’est l’équivalent du Conseil de Direction. On appelle ça le Conseil. Quand les instances ne suffisent pas, on réfère au Conseil. Le graal de l’ingénieur débutant ou du consultant est quand son dossier est soumis au Comex ! Ca veut dire que des gens importants vont l’étudier longuement et, s’ils le valident et que ça coûte des sous, ils vont le transférer au Conseil. Pendant des années, ça a été mon job de faire des notes pour le Comex ou le Codir. Parfois, le Comex est Coord ou Cocord : Comité de Coordination. C’est le machin qui décide de ce qui doit passer au Coord. On a aussi le Comité Stratégique, le Costrat qui définit les grandes orientations sur le long terme et, bien sûr, l’Assemblée Générale qui est globalement un machin statutaire qui décide de l’organisation et des membres du Conseil… Toujours est-il que ce ne sont pas ces instances de direction des entreprises qui m’intéressent aujourd’hui mais les réunions propres au commun des mortels, vous et moi, d’autant qu’on y retrouve le Coord, le Codir et qu’on y introduit le Copil, le fameux Comité de Pilotage.

Nos réunions… Faire des réunions était mal vu. On passait pour des gens qui perdaient du temps ce qui n’était d’ailleurs pas totalement faux mais certaines personnes ne savent pas traiter des sujets par écrit. Toujours est-il que, pour faire sérieux, les réunions se sont transformées en Groupe de Travail, ou GT (prononcez comme ça se prononce : gété). Dans les boites américaines, les GT sont parfois des Workshop, mais gété est plus facile à prononcer et à écrire, l’anglicisme ne prend pas trop, sauf en situation de crise, quand le Workshop devient une Task Force mais c’est un peu un abus de langage.

En principe, les GT sont dédiés à un sujet. Du genre : « Tiens ! Aujourd’hui, on va travailler sur tel truc ». Mais, comme il n’est pas facile de trouver un créneau horaire disponible pour tout le monde, on en profite pour caser plusieurs points et ça devient rapidement un foutoir. Avec ma vieille expérience, je mets les points importants à la fin, les gens sont fatigués, n’écoutent pas et valident facilement ce que vous dites…

Pour trouver un créneau horaire, les geeks utilisent l’agenda électronique. C’est facile, ils rentrent les noms des participants et la machine trouve des heures où tout le monde est disponible. Le problème est que cela ne fonctionne pas. Les agendas ne sont pas partagés entre les entreprises. C’est anecdotique mais c’est source de tensions dans les boites. Les organisateurs font la gueule quand vous ne venez pas à une réunion car ils pensent qu’une convocation par mail si vous êtes disponible électroniquement est valable. Pour ma part, quand je reçois une invitation, je clique toujours sur « accepter » ce qui fait qu’il m’arrive d’avoir jusqu’à trois réunions en même temps (j’ai réussi à atteindre le « quatre », une fois).

Parfois, les patrons n’aiment pas les GT. Ils ont l’impression que les gens concernés délèguent à des incompétents, ce qui est d’ailleurs le cas. Du coup, ils interdisent de faire des Groupe de Travail et réclament des Groupes d’Experts. La première fois qu’un de mes directeurs a pris cette décision, j’étais vachement fier, j’étais passé du statut de travailleur à celui d’expert. Dans les faits, cela ne changeait strictement rien…

Quand les participants sont dans plusieurs sites, souvent distants, on fait les GT par téléphone, voire avec des machins de visiophonie mais la technique ne suit généralement pas dans les entreprises (les postes de travail ne sont pas équipés, il faut réserver des salles équipées et comme on ne sait jamais comment cela fonctionne, on met une demi-heure à lancer la réunion). Les réunions par téléphone sont des audioconférences, qu’on appelle donc audio. Il faut un numéro de téléphone spécial avec un code pour pouvoir s’y joindre. L’anglicisme « call » est parfois utilisé dans les entreprises industrielles françaises mais pas trop dans le service. On préfère donc « audio ».

On en est à un point où, pour traiter un sujet précis, on ne dit plus « organisons un GT » mais « organisons une audio », même si les tous les gens travaillent dans des bureaux proches. Les audios ont ainsi remplacé les GT mais également les conversations téléphoniques. Cette après-midi, j’ai une audio avec une collègue d’un autre site inscrite à mon agenda. Elle m’envoie un mail la semaine dernière pour me demander quand j’étais disponible. Je dis maintenant ou mercredi prochain, lundi et mardi, je suis surbooké. Elle m’a donc envoyé une invitation après avoir réservé un numéro d’audio… Plutôt que de m’appeler directement…

Les chefs ne sont pas fous, seulement un peu dérangés. Après avoir interdit les réunions fourre-tout où l’on abordait un tas de sujet, ils ont bien remarqué qu’on ne voyait plus quelles décisions étaient prises. Ils ont donc décidé de mettre en œuvre ces fameux Comités, qui se tiennent à une périodicité fixe et qui sont très formalisés. Ils aiment bien les slides, officiellement « présentations PowerPoint », qu’on appelait transparents dans le temps et que certains appellent planches. L’anglicisme a gagné. Dans les slides, on a donc des tableaux avec des cases et des indicateurs, des petits soleils ou des petits nuages selon le moral, l’avancement, les incidents… Cela fait très professionnel.

Voila. Vous pouvez prendre des notes, hein !

Nous avons donc les GT ou audios où sont traités les sujets un par un. Pour coordonner le tout, les chefs ont dit : on va faire un Comité de Pilotage, un COPIL. Dans les boites, on voit plein de Comités différents, mais le Copil prédomine et est de loin le plus ridicule. La première fois que j’ai participé à un Copil, j’étais fier ! Il était rattaché au Coord, lui-même directement rattaché au Codir.

On a les Copil avec les clients, les Copil avec les représentants des actionnaires, les Copil avec les fournisseurs, les Copil avec les opérationnels,…  Néanmoins, faire des Copil nécessite de déplacer des gens importants avec un pouvoir de décision. Pour les préparer, afin que les discussions ne partent pas en couilles, il a fallu faire des comités intermédiaires, des Comités de Coordination, des Coord, donc. Un observateur avisé aura remarqué que nous avons deux niveaux de Coord. Un pour préparer le Copil, un autre pour préparer le Codir.

Parfois, il faut faire travailler ensemble des clients et un fournisseur ou des fournisseurs. Nous avons donc des réunions tripartites, qu’on appellera « tripartites ». Quand ces réunions s’étalent dans le temps, il faut des Comités pour suivre les travaux. Nous avons donc les Comités de Suivi, ou Cosui.

Nous travaillons sur des projets, gérés (planning, coordination,…) par des chefs de projet. Les chefs de projet ont donc des Comités avec les clients, des Comités Projet, ou Copro. Il a aussi des Comités avec chacun de ses fournisseurs, ce sont également des Copro.

Dans l’informatique, on reçoit des logiciels, on les teste et on relève les incidents pour demander des corrections aux fournisseurs. Nous avons donc des Comités Homologation (qui n’ont pas de petit nom, c’est bien triste) pour valider chaque point relevé : est-ce bien un incident ou ne serait-ce pas plutôt une évolution ? Est-il bien corrigé ? Le Comité Homologation réfèrera au Copro qui, lui-même, réfèrera au Coord, qui réfèrera au Copil, qui réfèrera au Coord du dessus qui référera au Codir…

Mais, parfois, il y a des conflits entre clients et fournisseurs. Il faut donc des instances décisionnelles, avec des Directeurs, donc. Nos directeurs et ceux du client ou du fournisseur. Ce sont des Comité de Direction, des Codir supplémentaires, donc.  Mais on ne peut pas déranger les directeurs pour un oui ou pour un non. Il faut donc des réunions intermédiaires, avec des directeurs de projet (ce sont des faux directeurs, ils ne figurent pas dans l’organigramme de l’entreprise mais font la coordination entre les chefs de projets et la direction). On appelle ça des Comités de Pilotage, donc des Copil.

Il s’agit de s’y retrouver.

Ce n’est pas compliqué pour un type normal, qu’il soit chef de projet ou directeur. Un type a son Comité et trois ou quatre comités auxquels il est invité.

Cela devient délirant au niveau de l’organisation générale (non pas que cela soit critiquable mais il faut le gérer) et surtout quand on occupe un niveau intermédiaire. Je participe à sept Copro, un Copil, un Cosui, un Comité homologation, un « point de coordination » (on n’a pas trouvé de nom pour celui-là), tous toutes les deux semaines... Sans compter les GT et autres audios...

Le pire est que toutes ces réunions sont réellement utiles...

Dans un prochain billet, on traitera de la problématique des salles de réunion…