Gérer ses mails à son retour de congés ?

Avant les congés d'été, j'avais fait plusieurs billets sur le "burn out" lié aux mails. Je suis parti trois semaines, ce qui fait 14 jours ouvrés, compte tenu du 15 août. A mon retour, j'avais reçu 288 mails. Après suppression des mails de service (publicités, états quotidiens,...), il m'en restait 140 à "traiter", ce que j'ai fait en 1h15 environ...

Il y en avait 130 (précisément) pour lesquels j'étais en copie purement pour information. J'ai tout lu sauf les pièces jointes. Parmi eux, des invitations pour des réunions pendant mes congés ou des demandes urgentes.

Parmi les dix restants, il y avait six invitations à des réunions dont deux en même temps (pour la même réunion...). Il y avait aussi un mail de la chef qui me donnait des instructions pour cette semaine, alors qu'elle est en congés, mais qui sont implicites à la lecture des six autres mails.

Il en reste donc six (trois questions auxquelles je suis le seul à pouvoir répondre, un de service sur la vie de l'entreprise et deux d'informations utiles). Six mails utiles en trois semaines perdus parmi 288...

Mes conseils :

Petit 1 : videz votre messagerie dès votre retour, comme une action absolument prioritaire, refusez tout le reste, notamment de répondre à tous ceux qui attendaient votre retour de congés pour vous soumettre des sujets. Réservez une demi journée pour cela.

Petit 2 : triez les mails par ordre alphabétique sur le nom de l'expéditeur et supprimez d'un clic tous les messages de service récurrents qui ne peuvent pas avoir d'intérêt.

Petit 3 : n'ouvrez pas les pièces jointes.

Petit 4 : au fur et à mesure, notez sur un papier (oui, ça existe) les messages à traiter (n'utilisez pas la fonction de suivi peut-être intégrée à votre messagerie, sinon vous ne sortirez pas la tête de la messagerie et ne saurez plus prioriser ou revenir en arrière si une action a été traitée par un autre en votre absence).

Prenez-en de la graine :

Quand vous envoyez des mails pendant les congés scolaires et que vous savez que certaines personnes sont absentes, réfléchissez bien si elles ont besoin d'être en copie (donc en copie des éventuelles réponses). Vous arriverez probablement à une réponse positive... en oubliant que votre interlocuteur n'aura pas le temps de tout de lire et qu'il risque de louper une information importante dans l'immensité d'une pièce jointe. Faites lui un mail spécifique "hé machin, je viens d'envoyer le cr de la réunion d'hier, un point te concerne : patati patata".

Hop !