Microsoft, le RSE et Office Graph

Passionné par le RSE (Réseau Social d’Entreprise), je lisais cet article de Presse Citron avec les yeux, ma chaise et mon écran ainsi qu’une certaine circonspection quand je suis tombé sur un passage où il parle de Yammer, le réseau social d’entreprise de Microsoft. Vu que je parle beaucoup de Microsoft, le sujet m’a intéressé. C’est la question suivante qui m’a captivé (si vous avez lu me précédents billets), à propos de Office Graph.

Je la reprends donc ci-après (je reparle plus bas du RSE en reprenant l’interview diffusé par PC, sujet qui m’intéresse beaucoup).

Qu’est-ce que l’office Graph ?

C’est l’un des concepts phares de la présentation qu’a réalisé Microsoft le mois dernier à Las Vegas lors de la grande « SharePoint Conference », et qui combine en une seule solution le réseau social, le Cloud et le big data.

Véritable extension de l’Entreprise Graph déjà présent dans le RSE Yammer, « Office graph » est une technologie unique, intégrée à Office 365, fédérant l’ensemble des relations entre les utilisateurs, les groupes, les documents et les conversations. Cette compréhension des interactions dans l’entreprise permettra aux applications de fournir aux utilisateurs les informations pertinentes au bon moment.

La première application concrète de l’office Graph a été présentée au travers d’Oslo, le nom de code d’une application permettent à l’utilisateur de recevoir de manière proactive l’information la plus pertinente sur sa page d’accueil.

Mais c’est aussi une interface puissante pour rechercher des informations spécifiques au travers d’un moteur de recherche très intuitif, combinant l’ensemble des informations issues de la suite Office 365 (Exchange, Lync, SharePoint, Yammer…) par exemple pour retrouver :

- Les PowerPoint qui m’ont été récemment présentés en réunion

- Les conversations du mois dernier avec mes fournisseurs

- Les contenus populaires dans mon équipe ou dans mon entourage proche

C’est en ce sens que l’on parlera d’entreprise Brain, par analogie avec le cerveau, c’est-à-dire considérer l’ensemble des outils de collaboration et de communication comme un réseau neuronal d’acteurs et de services connectés, communiquant via des signaux, et capable d’apprendre de manière autonome.

C’est une avancée majeure qui offre des perspectives multiples et très pertinentes pour les entreprises !

Pour le reste

Je reprends ici le reste de l’interview (ou du moins une partie) pour vous faire plaisir mais en modifiant à peu près tout parce que je l’avais lu avec l’iPhone et une bière pression, une première fois, et je n’y comprenais rien. En italique, les mots ou phrases que je maintiens. En gras, les questions de Presse Citron.

Mes propos n’engagent évidemment ni Presse Citron ni le spécialiste en RSE interrogé.

Notez bien par ailleurs que la personne interviewée est un professionnel des RSE. Ainsi, quand je dis que je ne suis pas d’accord avec lui, c’est à prendre en pensant bien à ce fait mais aussi au fait que mon boulot n’est pas si éloigné… Je suppose que devant une bière, on arriverait à se mettre d’accord.

Que sont les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) ? Avez-vous quelques exemples ?

Lisez les réponses chez PC. La personne interviewée n’était pas encore chaude et les réponses ne sont pas claires mais peu importe.

Quels sont les avantages concrets que peuvent retirer les utilisateurs et les organisations ?

Certains avantages seront communs à l’ensemble des entreprises alors que d’autres leur seront spécifiques ou limités à certains métiers.

Par exemple, en habituant les gens à utiliser ces trucs, et en transférant une partie des conversations jusque-là échangées par email, le RSE va contenir tout ce qui concerne l’entreprise, et fournir au travers de son moteur de recherche, une solution à certaines problématiques de capitalisation de la connaissance.

Autres bénéfices induits, le RSE va décloisonner les équipes organisées en silos, et ce faisant, pourra contribuer à une démarche d’innovation collective.

En quoi une stratégie pour les RSE diffère-t-elle d’une stratégie médias sociaux publics ?

Elles sont parfois similaires dans les objectifs, mais généralement radicalement différentes dans les approches.

Pour autant, les retours d’expérience de projets RSE démontrent que certaines tactiques efficaces dans les médias sociaux, ne sont pas transposables dans les RSE. La première raison en est que les effets de masse qui se produisent à l’échelle de millions d’utilisateurs, n’existent souvent pas à l’échelle d’une entreprise. Par ailleurs, les freins à l’engagement sont différents au sein de l’entreprise et de son RSE, et font appel à des comportements psycho-sociaux différents : peur d’être jugé sur l’orthographe, passer pour un flemmard si l’on contribue trop…

Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui débute un projet d’implémentation de RSE ?

Si auparavant, j’étais à peu près d’accord avec l’interviewé, cette fois, je ne le suis plus du tout. Vous n’auriez rien en italique dans la réponse à cette section.

Voila donc mes conseils :

Petit 1 : le RSE doit être la page d’accueil du navigateur de chaque salarié.

Petit 2 : il doit être le point d’entrée de la messagerie (et de l’agenda) et de la GED (archivage des documents). Les trois machins doivent être particulièrement intégrés. Pour la messagerie et le RSE, prendre l’exemple de Google+. Pour la GED, je ne sais pas.

Ainsi, le principal travail de mise en route du RSE sera la reprise de la GED dans le nouveau truc. Ou alors, laissez tomber. A près tout, que chacun se débrouille avec ses documents.

Petit 2bis : s’il pouvait être le point d’entrée de l’application de gestion des congés (par exemple, parce que tout le monde déclare des congés) ou de machins comme cela, ça serait l’idéal.

Petit 3 : n’imposez aucun usage. C’est bien parce qu’on fait ce qu’on veut avec Twitter et Facebook que ça fonctionne très bien. Et en plus, vous n’avez pas la science infuse et risquez de payer des consultants des fortunes. Ils ne s’y connaissent pas plus que vous. Ils sont spécialisés dans la mise en place d’outil, pas dans les réseaux sociaux.

Petit 4 : néanmoins et contrairement au petit 3, imposez l’usage à quelques services qui impliquent tout le monde (la DRH, par exemple, mais pourquoi pas la direction Marketing puisque tout le monde s’intéresse à ce que vend la boite).

Petit 5 : supprimez d’autres applications. Par exemple, interdisez carrément d’alimenter l’ancienne GED.

Petit 6 : faites des trucs très simples à utiliser. La GED, par exemple, pourra être l’équivalent des communautés Google+. L’utilisateur choisit sa communauté puis une catégorie ou deux, colle son document, et n’a plus à se poser de question.

Pourquoi de nombreuses entreprises sont elles concentrées sur la recherche d’un retour sur investissement immédiat ?

Tout simplement car c’est la démarche traditionnelle des projets IT, et en ces temps de crise, la démonstration d’un ROI fiable et rapide est indispensable.

Après tout sur la base de cette logique, quel est le ROI exact de votre messagerie ? Vous n’en savez rien et pourtant rien ne remets en cause sa pertinence…

Ah ben ! Là, je suis parfaitement d’accord. Je vais écourter et changer des bricoles, mais c’est pour la forme mais sans ajouter de fond…

C’est le péché originel de ces projets qui finissent trop souvent par des échecs cuisants. Car à mon sens il est indispensable de considérer le projet RSE non pas comme un projet informatique, mais comme une avancée dans le progrès, une étape incontournable, un changement de fond..

A ce titre, j’ajouterais bien qu’il est important de ne pas le faire gérer par les habituels services ayant la charge de gérer ces machins (sauf au niveau technique, pour l’installation des serveurs, le déploiement,…). La Direction Générale ne doit pas voir la Direction de l’informatique ou celle de l’organisation pour leur dire : « faites moi un RSE. » Mais doit dire : « On va faire un RSE, montrez-moi les produits qui existent sur le marché, présentez leurs avantages et inconvénients, retenez les trois qui semblent les meilleurs, installez les sur des serveurs et montrez moi ça. Insistez sur la capacité à s’intégrer à un système de messagerie et à archiver et partager des documents. » Et une fois, le choix fait, dire : « Bon, vous m’installez ça de manière à ce que ça soit le point d’entrée de la messagerie, c’est un ordre, et vous le mettez comme page d’accueil par défaut pour tout le monde, en ajoutant un lien vers l’intranet. » En gros, hein ! Il ne faut pas laisser des gens dire ce que vous allez faire avec votre RSE. Ce sont les utilisateurs qui décideront. Et ça coûtera beaucoup moins cher ainsi, vous aurez un ROI.

Comment conseillez-vous d’aborder les situations où certains utilisateurs sont dans un premier temps réfractaires à ces nouveaux outils car ils reçoivent déjà beaucoup d’informations ?

Ne pas considérer le RSE comme un outil transverse, qui va simplement être une nouvelle source d’information en plus des autres, mais l’inscrire dans la cartographie des outils impliqués dans les processus métiers. Ah ben là, je ne suis pas du tout d’accord sur la deuxième partie. La messagerie n’est pas dans la cartographie des outils impliqués dans les processus métiers (même si les processus métiers utilisent la messagerie). Quand je dis « pas d’accord », c’est avec la formulation, seulement…

Par exemple pour les équipes RH, un recrutement peut démarrer par l’étude d’un CV dans un vivier, se poursuivre par un compte-rendu d’entretien, puis une conversation dans le RSE jusqu’à la décision finale.

En clair, il est important de constituer le catalogue des cas d’usages du RSE par métier, ce qui valorisera l’outil dans une approche d’efficacité. Ah ben je ne suis pas d’accord non plus, du moins, toujours, avec la formulation. Les métiers, au fur et à mesure, doivent (si nécessaire, possible,…) s’adapter au RSE. Si vous respectez à la lettre le coup du catalogue, vous courrez à votre perte. Si la RH décide de mettre en œuvre un vivier de CV dans le RSE, c’est bien elle qui décide et verra à l’usage comment poursuivre l’utilisation…

Une autre astuce consiste à faire alimenter les flux de conversation du RSE automatiquement par des applications métiers, afin de positionner clairement le RSE comme outil pivot pour les processus de chaque département. Par exemple, l’application RH peut publier le profil des nouvelles embauches, la CRM publier le détail de la dernière opportunité saisie ou du dernier contrat signé. Là, je suis d’accord. Mais attention à la surchauffe. Ca me rappelle le boulot : je ne lis plus les mails envoyés automatiquement alors que je devrais.

Que conseilleriez-vous aux utilisateurs ou aux entreprises qui doutent encore avant de se lancer ?

Avant tout je leur conseillerais de faire une rapide étude dans leur secteur d’activité en matière d’usages des RSE. Mes Clients sont souvent surpris du taux d’équipement en RSE de leurs concurrents, et ne perçoivent qu’à ce moment là l’importance d’intégrer ces solutions dans leurs stratégies.

Et surtout qu’ils n’hésitent pas à entrer en relation avec d’autres entreprises sur le sujet, au travers des nombreux clubs utilisateurs qui existent, afin d’échanger sur les difficultés rencontrées, bénéficier de retours d’expérience, et ainsi définir l’approche la plus pertinente pour eux-mêmes.