Microsoft et mon entreprise

Ca matin, j'ai poursuivi ma navigation dans l'univers Microsoft et on peut d'ores  et déjà en conclure que cette honorable société va gagner la bataille du Réseau Social d'Entreprise parce qu'elle dispose de presque tout ce qui est nécessaire et peut aisément y intégrer ses applications bureautiques, les plus utilisées dans le monde. Je suis sidéré de voir à quel point les outils sont inconnues dans les entreprises françaises alors que je découvre, par exemple, que Yammer, est utilisé par 70% des plus grosses entreprises françaises. Yammer, SharePoint, OfficeGraph,… autant de mots clés que vous pourrez dans Google pour obtenir des informations complémentaires. 

Du coup, j'ai pris une grande décision : parler de moi, à un niveau professionnel. 

Je suis salarié d'une des plus grandes entreprises françaises. Je travaillais au sein d'une direction informatique dans un service bien spécifique avec une activité que l'on qualifie de transverse, assez proche de la maîtrise d'ouvrage. Je suis bien informaticien à la base mais je ne fais plus réellement d'informatique. Disons que mon job est de lancer les nouveaux projets en assurant une cohérence entre les différents acteurs informatiques concernés, les autres services de la firme, la réglementation, la direction,…  

Un jour, le big boss a rencontré un homologue à lui, big boss d'un de nos concurrents. Ils se sont dits : tiens ! Mais dans ce domaine, nous avons des équipes qui font à peu près la même chose. Comme nous ne sommes pas en concurrence pour l'informatique mais uniquement pour le commerciale, cela serait intéressant que l'on travaille ensemble. De fil en aiguille, il a été décidé de créer une filiale commune, une joint venture comme on dit. Ainsi, après un an  des travaux préparatoires dans le plus grand secret, et quelques mois de préparation avec les salariés, la filiale a été créée.  

Je résume, nous avions deux entreprises. On va les appelé A et B. Elles avaient toutes les deux un service assurant la même activé, toutes les deux avec deux pôles principaux. A était meilleur que B sur le pôle 1 et B était meilleur sur le pôle B. On a pris le meilleur pôle de chacun. On a passé les premières années à intégrer tout ça. Il y a eu énormément de boulot d'autant qu'on a repris en interne des activités qui étaient auparavant sous-traitées. Depuis un an ou deux, nous avons fini et nous pouvons reprendre la construction de projets. 

Je pourrais faire un aparté sur les conséquences sociales et ce genre de truc. Disons que si chaque boite investissait 50 millions par an dans son service, en les fusionnant, le montant a pu passer à 70, soit 35 millions chacun. Avec 70 millions, on fait plus qu'avec 50. On a donc un machin beaucoup plus performants qu'avant, probablement meilleur que celui de la concurrence, sans la lourdeur des grandes sociétés,… Les salariés étaient ravis de faire partie de l'aventure. La moitié des salariés qui sont restés dans les boîtes d'origine ont été recasés à leur plus grand bonheur puisqu'ils travaillaient sur des technologies obsolètes. J'enjolive un peu et je sors des chiffres à peu près au hasard. Pour nous, c'est très bien, on est beaucoup mieux informés qu'avant, on est proches de la direction générale (une boite de 100 personnes, c'est plus facile qu'une boite de dizaines de milliers).  

Cela avait été décidé ainsi. Les premières années, nous faisions les développements informatiques la tête dans le guidon parce qu'il fallait dégager des économies au plus vite (pendant la phase de construction, il fallait bien que les entreprises assurent la maintenance de l'existant, les économies arrivaient après). Ainsi, on s'est assez peu préoccupé de l'informatique propre à l'entreprise. Nous n'avons pas mis en place d'outils commun, nous sommes restés avec ceux de nos boites d'origine, y compris pour ce qui concerne les réseaux locaux. Nous avons bien une messagerie électronique au nom de la boîte (sur la base d'un machin Microsoft, proche de Outlook.com) mais elle est redirigée vers l'ancienne que nous continuons à utiliser (sauf pour quelques communications officielles, quand il ne faut pas que le nom de l'établissement d'origine apparaisse).  

Ainsi, par exemple, nous n'avons pas de GED ou de machins comme ça. 

Les raisons sont multiples, outre le fait que nous n'avions pas le temps. Comme nous nous basions sur l'informatique des maisons mères qui assurent d'ailleurs la production de nos systèmes, la mise en œuvre d'un réseau commun aurait posé des difficultés au niveau de la sécurité. Il nous faudrait, en gros, être connectés au réseau de l'entreprise d'origine et celui de la filiale tout en assurant une parfaite étanchéité entre les réseaux des entreprises d'origine. 

Les entreprises d'origine font la production informatique : ce sont donc nos fournisseurs. Mais ce sont aussi nos clients puisque nous travaillons pour elles. Rien que pour préparer une réunion, c'est à moitié la galère : nous devons tout faire par mail, de la recherche du créneau horaire à la diffusion des documents de préparation. 

J'imagine que mes collègues sont assez peu gênés par la situation. Le fonctionnement est entré dans les mœurs. D'ailleurs, ils travaillent avec les mêmes outils qu'avant, sauf la GED qui a disparu. Par contre, moi, ça me gêne, d'une part à cause de ma fonction un peu transverse et le fait que mes deux principaux outils sont Word et la messagerie, contrairement à eux, mais aussi parce que dans mes loisirs, je suis passionné par les réseaux sociaux... 

Tiens ! Hier, je faisais un billet sur les réseaux sociaux d'entreprise et je disais que la personne que je citais mais avec qui je n'étais pas spécialement d'accord était un spécialiste. De fait, il connaît mieux les RSE que moi, mais je connais probablement mieux que lui les réseaux sociaux en général et le fonctionnement des grosses entreprises, leurs besoins réels, et l'appropriation par les usagers des outils mis à leur disposition. Par exemple, ils passent leur temps dans l'informatique liée au métier (pour ce qui concerne mes collègues, il s'agit de la développer !). Ils n'ont pas le temps de se mettre dans les applications plus générales de la boite, même un nouveau système de messagerie. 

Vous avez de la chance, j'ai fait plus court que prévu. Mais vous comprendrez peut-être mieux maintenant, si vous en avez quelque chose à cirer, pourquoi je m'intéresse beaucoup à l'état de l'art des solutions de communication et bureautique au sein de l'entreprise. 

Nous revoila donc au cœur des outils Microsoft ! 

Je vais donner un exemple. Notre bureautique est gérée par nos maisons mères. Si un nouveau consultant arrive, il va falloir lui installer un PC. On va donc commencer par sa demander à quelle maison mère il sera rattaché (c'est facile, ça sera la même que son responsable). Ensuite, il va falloir demander un PC et déclarer ce qu'on a besoin (outils bureautiques, outils métiers,…). Un type va l'installer, lui créer un accès au réseau, définir quels répertoires des serveurs il peut bricoler et tout ça, une adresse de messagerie,… 

Or, à la base, ce qu'il a besoin est d'un PC et d'un accès au réseau (pour les outils métiers et accessoirement l'accès à internet). Si nous avions une suite de logiciels Microsoft (Word est incontournable pour les échanges avec les partenaires), il suffirait de lui créer un compte. Et paf ! Il se connecte sur l'équivalent de "OneDrive", retrouve une messagerie "Outlook.com", Word Online,… Et avec un bon RSE, il pourra entrer dans les "groupes" ad hoc et retrouver très facilement la documentation dont il a besoin. 

Comment faire ? 

Il y a quelques temps, j'avais fait un billet pour dire que sur les serveurs web de Microsoft, on ne trouvait pas grand-chose mais surtout avec une certaine difficulté : allez en page d'accueil de Microsoft.com, ils y vendent du matériel... Il n'y a pas un gros pavé "PME". En cherchant bien, vous trouverez, la page PME.  

Mon besoin est simple : je veux un serveur pour y stocker des applications générales de l'entreprise dont un serveur de messagerie et la suite office online, plus un RSE qui soit accessible de l'extérieur, voire le serveur web de l'entreprise, qui a le même nom de domaine que celui utilisé pour la messagerie. Ce serveur pourra être un ordinateur hébergé chez moi ou, plus précisément, une machine hébergée chez un spécialiste de hébergement. Il devra avoir un haut niveau de sécurité puisqu'il sera nécessairement accessible par internet. Mes employés pourront s'y connecter avec des tablettes et des smartphones. Je veux une solution clé en main car je n'ai pas de temps à perdre. 

Hé bien ! Chercher sur le site, vous ne trouverez pas de rubrique : "équipement global".  

Un chef d'entreprise ne pourra pas trouver un samedi matin ce dont il a besoin. 

C'est con. D'autant qu'il lui suffit de taper onedrive.com pour avoir accès à un tas de machins pour lui-même, ce que j'ai fait par hasard en voyant dans des blogs geeks que d'Office Online était sorti mais il ne saura pas comment le prendre pour son entreprise.  

Il y a des coups de pied au cul qui se perdent.