Dans tout projet informatique d’envergure, il y a une phase
préalable, l’avant-projet, assez peu connue, souvent décriée. Elle est pourtant
indispensable et mérite bien un joli billet avec un exemple amusant pour qu’on
évite de se faire chier et pour vous permettre de comprendre plus facilement, même
s’il y a du boulot.
Un peu de sérieux
! Imaginez que le Comptoir de
Jégoun ne soit pas une excellente page Google+ mais une entreprise "vins et
spiritueux" qui travaille avec l0% des bistros de France. J'en serais le
patron, bordel.
Elooooody
est la secrétaire générale. En d'autres termes, elle dirige les services
centraux au siège, au Kremlin-Bicêtre : la compta, la facturation,
l'informatique, le juridique,...
Melclalex est le directeur
commercial. Il est à la tête d'une équipe de commerciaux répartis sur le
territoire, chargés de prospecter les nouveaux clients et surtout d'assurer les
relations avec les clients déjà "en stock". Ils font un tour mensuel
pour présenter les nouveaux produits, prendre les commandes,...
El
Camino est le directeur marketing. C'est lui qui gère le catalogue de
produits avec les produits traditionnels (Ricard, Coca, ...) mais aussi les
produits spéciaux : vins du mois,... Pour ce faire, il a une équipe de
prospecteurs, dont
FalconHill,
chargé de visiter les viticulteurs du Sud Est afin de repérer de bons produits.
Il y aussi
Juju, par exemple, qui
navigue à l'international et
Hiéléna en charge des
boissons non alcoolisés.
Et il y a une importante division logistique, chargée des entrepôts, des
livraisons,...
Le cadre est posé. Vous avez des questions ?
Lors d'un conseil de direction, Melclalex, dit : "
j'aimerais bien équiper mes commerciaux d'ordinateurs
portables pour saisir directement les commandes des clients et leur présenter
les produits." En tant que patron, je réponds "
Hein ? Ils n'en ont pas ? Je ne m'étais jamais posé la
question." Tous les patrons sont à la ramasse.
David,
représentant des salariés : "
Dites, les gars,
on ne pourrait pas avoir des tablettes, plutôt, c'est beaucoup moins lourd ?"
Je dis "
banco ! On va voir." Je
réfléchis quand même. L'utilité est évidente. La société gagnera en coût de
traitement et en image de marque...
Je demande donc à chaque direction de détailler les impacts pour elle et
d'éventuels autres besoins. Je confie à Elooooody la coordination initiale et
aussi une estimation des coûts à grosses mailles.
On fait un rapide
brain storming. Il y a les coûts :
- des tablettes, investissements donc amortissements, maintenance,
- de télécommunication (forfaits 3G sur les tablettes),
- de développements informatique des applications et des logiciels sur les
serveurs,
- d'hébergement (au sens large) des serveurs.
Je propose à Elooooody de prendre rapidement un consultant généraliste qui
devra nous assister pendant la phase de conception. Je l'autorise donc à
dépenser jusqu'à 30000€. Elle choisit
Bembelly
à cause de la légende.
Dans ce billet, je ne peux pas parler uniquement de picole, il fait un noir
et du sexe.
La pré-étude est lancée.
Un mois après, nous avons les chiffres et les besoins. Nous nous réunissons à
nouveau et papotons. L'instinct initial est le bon : le projet est
"profitable". Pendant ce mois, j'aurais consulté des concurrents, le
syndicat,... Aucun produit sur le marché ne répond à nos besoins, bien trop
spécifiques !
D'ailleurs vous les avez oubliés. Pire !
Vous les avez déformés. Vous
vous êtes dit qu'on voulait une application iPad pour prendre les commandes des
clients parce que c'est ce qui saute aux yeux. Moi, qui suis le patron, j'ai
rebondi sur une demande de mon directeur commercial. Je vous la rappelle :
"
j'aimerais bien équiper mes commerciaux
d'ordinateurs portables pour saisir directement les commandes des clients et
leur présenter les produits." Et de David qui a dit qu'on pourrait
passer aux tablettes.
On s'imagine donc un catalogue avec les produits et d'un système pour préparer
les commandes : nombre de bouteille de coca, de litres de rouge,... Or notre
cœur de métier, le plus par rapport aux concurrents, est notre équipe marketing
qui va étudier l'offre pour faire de sympathiques propositions aux patrons de
bistro.
Il s'agit de donner des outils à un commercial pour donner envie à un patron
de bistro de proposer à ces clients un petit vin de pays repéré par Falconhill
ou un thé au houblon trouvé par Hiéléna. Le but du projet n'est pas de
faire un développement informatique mais de gagner du pognon en vendant plus !
Il n'empêche : les coûts du projet sont compatibles avec notre budget. On peut
donc passer à la première phase : l'avant-projet.
Vous imaginiez déjà des informaticiens à l'ouvrage ? C'est raté.
D'autant que l'avant projet est le thème de ce billet.
La mission de Bembelly est prolongée. Il est nommé responsable de projet. Il a
trois mois pour en bâtir l'ossature. Sa mission :
Petit 1 : définir exactement les besoins.
Petit 2 : repartir le projet entre les équipes informatiques.
Petit 3 : affiner les coûts, les plannings.
Petit 4 : penser aux détails. Ben oui ! Vous avez pensé à la formation des
commerciaux pour éviter qu'ils merdent chez les clients ? Vous avez pensé aux
tests de l'application (l'homologation), pour s'assurer qu'il n'y aura pas de
régression et d'erreurs face au client.
Paf ! Le coût initial vient d'augmenter de 50%... Sinon, on risque de perdre
des clients qui se retrouveraient sans Ricard mais avec 200 caisses de coca.
Petit 5, tant que j'y suis : est-ce que nous ne pourrions pas mutualiser les
développements avec d'autres boîtes ?
Je résume. Une fois l'avant projet terminé, nous pourrons lancer les
développements et tout ça... Mais nous n’en sommes qu’à l’avant projet.
De quoi s’agit-il ? Il s’agit de faire le tour du
projet avec « méthode ». C’est pour ça que les gens n’aiment pas les
avant-projets : il faut une méthode, respecter des documents, des normes, …
Par exemple, on a vu plus haut qu’on se trompait sur le
périmètre du projet : il ne s’agit pas d’avoir un machin pour prendre les
commandes mais d’un truc pour présenter des produits à un patron de bistro pour
lui donner envie de proposer des produits à des clients. C’est important de le
rappeler. Il faut entrer en situation. Un patron près de la caisse du comptoir
pour surveiller le service avec en face de lui un commercial et, entre eux, une
tablette que le commercial « lira à l’envers » (puisqu’elle sera
tournée vers le patron) et qui fera défiler des pages selon les réponses et les
questions du patron.
Proposons une méthode.
Chapitre 1 : introduction
On y rappellera les enjeux du projet, les contraintes, le
périmètre, …
Chaque détail a de l’importance. Tiens ! Les
contraintes. L’application doit être opérationnelle pour les commerciaux.
Quoiqu’il arrive. Et y compris quand il n’y a pas de connexion à Internet. Un
informaticien serait parti bille en tête avec un joli serveur interfacé avec
une base de données commerciales issues du marketing (fiches produit,…) et le
fichier des clients pour passer des commandes. Ben non ! Il faut que les
informations soient en local, dans la tablette, avec une synchronisation quand
la connexion Internet est établie. Les données commerciales et les informations
propres au client doivent être dans le truc en permanence.
Ca conditionne toute l’architecture qu’on avait pu imaginer !
Pire ! Le machin pouvant fonctionner « off line », il n’y a plus
besoin de connexion 3G, le commercial fera la synchronisation en Wifi quand il
sera chez lui.
Le périmètre ? On doit ainsi aller de la phase
commerciale de présentation des produits, jusqu’à pouvoir rappeler au client
ses dernières commandes, saisir des commandes, … Il nous faut donc un
interfaçage avec l’ancien système de gestion des commandes et des clients.
Cette interface deviendra le nœud du projet, ce qui délimite le périmètre entre
le nouveau système et l’ancien. C’est essentiel : il faut que les systèmes
soient interopérables (en français : puissent causer entre eux) et on aura
fatalement des évolutions de l’ancien, ce qui n’était pas prévu au programme.
Chapitre 2 : l’ancien système
On y décrira précisément le mode de fonctionnement de l’entreprise
et donc le travail du commercial. On peut supposer, par exemple, que le matin
il prépare sa journée en commençant par se renseigner sur les nouvelles offres.
Après, il va voir les clients, étudie les commandes à faire puis tente de caser
des nouveaux produits. Au fur et à mesure, il remplit un bon de livraison. Le
soir, il le faxe et un opérateur saisit la commande. Je dis ça au hasard, ce n’est
pas mon job. Mais cette visite au client
devra avoir été préparée : le bon de commande ne sera pas vierge mais
comprendra la liste des produits habituellement commandés par le client, les
quantités, … pour ne rien oublier. C’est donc bien avec un vrai listing que le
commercial commencera sa journée.
Tiens ! Et qu’est-ce qu’on fait des opérateurs quand
ils n’auront plus de boulot ? Ah ! Merde ! Mon projet contient
une composante sociale…
Tiens ! Et avec le nouveau système, comment le
commercial sera informé des nouvelles offres alors qu’il les recevait,
auparavant, par courrier ?
Tiens ! Nos catalogues sont faits au format A4. Les
produits doivent maintenant être présentés au format « tablette »
(16/9). Il faut qu’on refasse tout ! Comment vont faire nos « FalconHill »
à la recherche des petits vins de pays pour faire leurs plaquettes de
présentation ?
Tiens ! Que fait le commercial si le patron n’est pas
là ? Il laisse le catalogue… Mais alors ? Le machin sur tablette, on
en fait quoi ? Il faut donc maintenir un catalogue papier en plus de la
tablette ? Doit-il être A4 comme l’ancien ?
Tiens ! Et si le patron n’est pas là au moment de
passer la commande, on fait quoi ? Il le fait par téléphone ?
Tiens ! Et le double de la commande qu’on laisse
habituellement au client ? On « l’imprime » comment ?
On va se retrouver avec des problèmes bien éloignés de ceux
qu’on imaginait au départ avec notre tablette… C’est toute l’organisation qu’il
va falloir revoir. On est très loin d’un projet informatique.
Je prends au hasard mon dernier exemple, le double de la
commande. Si le patron est sympa, il acceptera de la recevoir par mail. Sinon,
il faudra bien que le commercial se déplace avec une petite imprimante (moins
de 100 euros) et du stock de papier.
Chapitre 3 : l’organisation cible
Il va falloir décrire ce qu’on attend de lui… Tout compris,
puisqu’avec le chapitre 2, on se retrouve avec un catalogue papier qu’on
pensait supprimer.
Il y a bien sûr la phase commerciale avec l’application sur
la tablette, mais il faudra couvrir toutes les facettes du métier, en décrivant
le rôle de chacun des acteurs, ce qu’il attend. Par exemple, le FalconHill
voudra pouvoir disposer d’un logiciel qui lui permette de faire ses
présentations de produits au nouveau format. Il lui faudra donc un logiciel,
une formation, des moyens pour alimenter le catalogue de la société (un mail,
quoi !)…
Je ne vais pas détailler : il s’agit de décrire le
fonctionnement de l’entreprise une fois qu’elle aura changé.
Chapitre 4 : les fonctions informatiques
J’accélère : à partir de l’organisation cible, on va
pouvoir déterminer les fonctions informatiques qu’il faudra mettre en œuvre, ce
qui permettra de préparer les cahiers des charges pour chaque intervenant,
chaque acteur de l’informatique.
Stop !
Vous pourrez rajouter un tas de chapitres : la
migration (ben oui, comment on fait pour passer d’un système à l’autre ?),
la sécurité (ben oui, on accède à l’informatique par Internet et des couillons
de commerciaux vont se promener avec des iPad qui pourront se faire voler comprenant
une partie du fichier client qu’il faudra déclarer à la CNIL, …), les exigences
en termes de performances (ben oui, s’il faut cinq minutes pour ouvrir une
session pour répondre à une question d’un client, ça ne serait pas génial), …
Résumons tout ça
Nous étions partis de l’idée fougueuse d’un directeur
commercial qui voulait que ses commerciaux présentent leur catalogue à partir d’une
appli pour tablette et en trois mois de travail, le périmètre a été
complètement modifié parce qu’il a fallu faire une analyse complète de tous les
processus.
Le coût a évolué mais à la marge uniquement (il va falloir
acheter des imprimantes…).
Un informaticien serait parti bille en tête. Une application
pour iPad qui va accéder à une application d’un serveur avec la gestion de la
base des clients et des commandes d’un côté et le volet commercial de l’autre. On
aurait eu une application dont il aurait été très fier mais que les commerciaux
n’auraient pas pu utiliser dans les bistros au pied des tours de la Défense :
la 3G ne passe pas. Si on avait découvert ça après les développements
informatiques, il aurait fallu tout repenser : les coûts auraient été
presque doublés puisqu’il aurait fallu redévelopper une grande partie.
Pire ! Les commerciaux n’auraient pas pu se « saisir »
du nouvel outil à cause de plusieurs défauts (ben oui, sans imprimante pour
faire la copie de la commande…) et auraient donc refusé tout changement.
Pourtant, personne n’aime ces études préalables ou
avant-projets… De la paperasse, du formalisme, …
Personne n’aime ça ? Sauf moi
En menant ce projet, Bembelly aura eu l’occasion de se mêler
et de connaître tous le processus commercial de l’entreprise, de la rédaction
de l’offre jusqu’au travail au quotidien des opérateurs de saisie, des
commerciaux… C’est passionnant.
Il aura du faire face à des résistances ! Le directeur
commercial, tiens ! Il aura voulu imposer une nouvelle informatique à ses
employés sans savoir quels sont leurs besoins réels, comme fournir un récépissé
d’une commande à un vieux client ronchon qui utilise des formulaires papiers
depuis 40 ans. Bembelly aura du aller voir des commerciaux alors que leur chef
ne voulait pas, pensant tout connaître. Et Bembelly aura sauvé la peau du chef
qui voulait un système informatique qui n’aurait pas fonctionné.
Passionnant.
C’est dommage que je ne puisse pas parler de mon job…
(
illustration)