Comment ne pas perdre de temps avec ses mails professionnels

56% des salariés passent plus de deux heures par jour dans leurs mails, nous dit cet article (je suppose qu’il s’agit des employés de bureau…). En cliquant sur une série de liens, vous tomberez sur le rapport complet avec un tas d’informations et des recommandations.

Les inconvénients sont nombreux. Outre la perte de temps, il y a la surcharge d’informations, le stress émotionnel, la perturbation pendant une autre tâche et la difficulté à se mettre dans le bain.

J’avoue : je n’ai pas lu les recommandations. Je suis assez peu concerné, recevoir des mails et avaler de l’information fait partie intégrante de mon bureau. Je préfère donner mes propres recommandations, c’est plus rigolo. Je vais donc le faire après une dernière remarque : il faut relativiser. Le temps passé sur la messagerie est un temps qui aurait été perdu à autre chose. Par exemple, si vous voulez savoir à quelle heure est le pot de départ en retraite du vieux, il vous faudrait appeler la secrétaire du grand chef (par exemple), échanger des formules de politesse d’usage après avoir retrouvé son numéro de téléphone, … Bilan : 3 minutes de perdues pour deux personnes. Le faire par mail : deux fois 20 secondes. Ce qui n’empêche pas de papoter à l’occasion.

Venons-en aux recommandations…

Je vais d’abord m’adresser à ceux qui ont comme job de diffuser de l’information, par exemple, les RH, le CE, … : réfléchissez bien avant d’envoyer un mail ou d’établir des procédures de diffusion. Par exemple, en tant que cadre sup dans l’heureuse entreprise qui m’emploie, j’ai le plaisir de recevoir tous les matins depuis trois ans, trois mails donnant l’état de nos valeureux serveurs informatiques. Il faut donc que je les ouvre et les lise pour chercher l’information dont j’ai besoin… Gai rituel matinal. Or mon seul besoin est d’être informé en cas de dysfonctionnent du bordel, ce qui arrive à peu près deux fois par an. Je reçois donc plus de 1000 mails par an, dont deux, seulement, me sont utiles…

C’est un peu comme les notifications Facebook…

En tant qu’émetteur de mail, quelques conseils de bon sens pour ne pas perturber vos « destinataires » :

-         n’en faites pas des tartines ou, si la tartine est nécessaire, allez dès le début à l’essentiel pour que les destinataires en « copie pour information » puissent juger rapidement s’ils sont concernés,

-         ne multipliez pas les « destinataires pour action ». Dans la plupart des cas, un seul est nécessaire. Si vous en mettez plusieurs, en plus, ils vont se relancer la balle et vous n’aurez pas votre réponse,

-         ne multipliez pas les « destinataires en copie », non plus. Notamment, ne mettez pas votre hiérarchie en copie même si vous croyez intelligent de prouver à votre chef que vous bossez (et en plus vous passez pour un casse-couilles),

-         habituez vos interlocuteurs, notamment dans votre propre boite, à recevoir des mails sans formule de politesse (ça évite de donner des caractères formels aux mails), ce qui n’empêche pas la politesse,

-         ne perdez pas de temps à vous justifier : vous avez besoin d’une information, vous n’avez pas besoin de dire à l’autre pourquoi (d’autant que c’est souvent évident),

-         faites en sorte que vos mails soient le plus complet possible (par exemple, j’ai horreur des mails du type « j’ai fini le document, tu peux le relire, il est sur le réseau dans tel répertoire »… J’ai toujours envie de répondre : « tu pouvais le mettre dans ton mail, connard ? »).

En tant que receveur de mail :

-         traitez au fil de l’eau (j’entends par là : ne jamais ce dire que tel ou tel mail pourra attendre demain matin) mais pas nécessairement immédiatement (quand un mail arrive, regarder l'objet et l'émetteur puis repartez... Par contre, si vous interrompez une tâche pour répondre, profitez en pour répondre à tous les mails que vous avez en attente),

-         répondez rapidement (vous ne savez pourquoi l’autre a besoin de l’information, c’est peut-être important et il est peut-être trop timide pour vous demander de vous manier le cul),

-         virez les casse-couilles. Si un gugusse vous pose trois questions par jour et que vous trouvez la réponse dans la documentation ou, si vous savez dans quel documentation elle est, envoyer-lui la doc en question, ça lui apprendra à ne plus emmerder les autres,

-         habituez les gens à être précis pour vous éviter de vous forcer à passer du temps dans une tonne de doc (voir ci-dessous, l’exemple, où je traite un type de connard, la réponse appropriée serait « OK, je regarde ça, mais la prochaine fois, envoie moi directement le document à lire »),…

Ca sera tout pour aujourd’hui…