06 octobre 2011

Gestion des mails pro : suite des conseils

Hier, je donnais des conseils pour une gestion efficace de sa messagerie professionnelle. Je me suis rendu compte que j’en ai oublié deux très importants.

Petit 1 : supprimez les mails après leur traitement si vous n’avez aucune raison de les conserver. C’est un truc auquel on s’est habitués, pour des raisons diverses : on conserve presque tous les mails.

Tiens ! A l’instant, je viens d’aller voir les archives de ma messagerie professionnelle. Je suis allé « jusqu’en bas » et j’ai cliqué sur un message au hasard : c’est un mail de ma supérieure hiérarchique de l’époque qui demande à un chef de service d’une autre direction de nous communiquer les coordonnées d’un interlocuteur qui sera désigné pour travailler avec nous. C’était en janvier 2004. Quel intérêt d’avoir ça dans mes archives, d’autant que je n’étais que destinataire « pour information » ?

A chaque fois que vous recevez un mail, demandez-vous pourquoi le garder ?

A force d’accumuler les mails, on passe un temps dingue à en chercher un de précis et on oublie les trucs importants.

Petit 2 : dans la suite du petit 1, n’oubliez pas d’effacer les messages que vous avez envoyez. On n’y pense jamais car on ne va presque jamais dans sa « boite d’envoi ».

Petit 3 : j’en avais fait un billet. Ne perdez pas de temps à archiver vos messages dans des dossiers ou autres. Si, après, vous avez besoin de rechercher un vieux message, vous perdriez trop de temps à le récupérer, de toute manière. La seule solution est de se rappeler qui l’a envoyé et à quelle époque. Le classement des mails est une perte de temps.

Petit 4 : dans la limite des possibilités techniques de votre messagerie, conserver les pièces jointes importantes dans votre messagerie plutôt que de … perdre du temps à les sauvegarder sur votre disque dur ou un disque en réseau, sauf si vous en avez un besoin fréquent. Il est plus facile de se rappeler qui vous a transmis une doc que où vous l’avez rangée.

C’est tout pour aujourd’hui. Peut-être aurais-je un troisième billet à faire demain.

11 commentaires:

  1. Je ne pourrais pas être plus en désaccord avec l'idée de supprimer les mails qui "semblent" inutiles (au moment de leur lecture)...
    On ne sait jamais. Et l'espace n'est pas un problème, non ? Alors pourquoi les effacer ? Je préfère de loin savoir que tous mes mails sont là. Et autant sinon plus ceux que j'ai envoyés !

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  2. Anonyme,

    J'ai cité un exemple.

    Je reçois plus de 50 mail pro par jour, si je laisse tout, je ne retrouve rien.

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  3. J'ai un bordel dans ma boite mail (bon c'est pas professionnel non plus), va falloir que je trie.

    Dis donc, connais-tu un système efficace, gratos et facile pour envoyer les fichiers volumineux (photos) (pouvant s'installer directement dans yahoo ou hotmail) ?
    (désolé je sors du propos du billet)

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  4. Non mais jr sais que ça existe.

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  5. Non. Mais je sais que ça existe. (hips)

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  6. Salut,

    1) d'accord avec toi

    2)Je vais tous les jours dans ma boite d'envoi car je dois conserver une trace de tous mes échanges avec les clients de ma boite: j'archive.

    3)L'archivage est le moyen le plus simple de retrouver un email.de toute façon j'ai obligation de conserver mes échanges (je ne dois pas être le seul).

    4)Y'a que toi qui a besoin de ces fichier? Tu ne reçois jamais rien de l’extérieur? L'archivage sur le réseau est pour moi la meilleure des solutions pour la distribution. C'est une habitude de rangement a prendre.

    Désolé le commentaire est un peu long.

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  7. Norby,

    2 et 3 : si tu es obligé... Mais c'est ta boite qui déconne...

    4 : tout se discute... Mais tu ne peux pas faire partager des méthodes PERSONNELLES avec d'autres. Donc, à long terme, partager des documents est une perte de temps parce que les gens finissent par oublier. Quand je vois le gros bordel qui règne dans nos disques partagés...

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  8. Nicolas,

    2)&3)Ma boite déconne très certainement, aucun doute la dessus.

    4)Si demain tu te casses voir si l'herbe est plus verte ailleurs, ce qu'il y a dans ta boite sera a priori perdu alors que si c'est conservé sur le réseau c'est toujours disponible pour tes collègues. tous les documents n'ont pas forcement cette importance, je suis d'accord.

    En fait je crois que chacun a des besoins différents suivant sa profession et qu'il est difficile d’établir une règle générale pour tous.

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  9. Norby,

    4 : j'ai dit tout se discute. Et je n'ai pas dit qu'il fallait tout laisser dans ta boite mail...

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  10. Je garde tout dans mes boites mails pro (exchange / outlook) depuis 2004. Je ne classe rien. Et je retrouve tout en moins d'une minute. C'est magique. Et c'est google. Ca s'appelle Google desktop. On l'installe, lors de la première utilisation il scanne tout bien bien le contenu de votre PC, ca peut prendre quelques heures. Et ensuite, une fois tout indexé, on peut retrouver n'importe quoi. Un mail, un doc, un mot qui est dans un pdf qui est lui même dans un zip qui est lui même en PJ d'un mail... C'est le bonheur. Les temps de réponse sont de l'ordre de la demi-seconde. Il faut juste choisir les mots clés adéquats. Je sais que j'ai reçu un devis de la société truc, et que je l'avais forwardé à mon chef machin? je tape "+devis +truc +machin". Et hop. On retrouve tout.

    Une fois que tout a été indexé, les nouveaux mails sont indexés au fil de l'eau, et l'overhead est quasi nul.

    Remy

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  11. Je ne peux pas installer de trucs sur mon pc du boulot !

    Et cote personne j'ai gmail c'est très bien pour les recherches

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