La signature des mails professionnels

Un sympathique Twittos nous présentait la signature insérée automatiquement en fin de messagerie. Je lui ai répondu, en gros : stop !

Dans ce machin, un seul truc est important : votre numéro de téléphone. Éventuellement votre adresse mais, de nos jours, on n'envoie pas de courrier. Comme ce numéro de téléphone aurait l'air un peu con tout seul, vous pouvez mettre votre nom au dessus et le nom de votre société en dessous. 

Un nom s'écrit en minuscules, la première lettre de chaque mot en majuscule. Je suis Nicolas Jégou, pas Nicolas JÉGOU ni Nicolas JÉGOU. L'écrire ainsi serait une faute de français. Rien de tel pour passer pour un con. Il en va de même pour le nom de la société (sauf si c'est un signe non prononçable, genre RATP ou EDF). 

De même, l'écriture du numéro de téléphone est normalisé. 5 groupes de deux chiffres séparés par des espaces. Pas des points. Surtout pas de points. Si vous fricotez à l'international, faites précédés par "+33" et virez le premier zéro du premier groupe de deux chiffres (pour l'international, vérifiez avec google, je suis un blogueur franchouillard). 

Vous pouvez ajouter une quatrième ligne avec le nom de votre service ou de votre direction au sein de l'entreprise. Mais pas une cinquième, hein !

Tant que j'y suis, à parler de normes, écrivez correctement les adresses. Les trois dernières lignes doivent être écrites en majuscules sans ponctuation. C'est aussi une norme (certes contestable mais dans un monde professionnel, vous passeriez pour un amateur à ne pas la respecter). C'est pour qu'elles soient plus facilement lues par les machines de La Poste. Avec une majuscule à "La" et à "Poste". C'est le nom officiel de l'entreprise. Si vous parlez de la poste allemande, par exemple, vous ne désignez pas une entreprise en tant que telle, les minuscules sont de rigueur. Mais je m'égare. Une majuscule à Gare Montparnasse est aussi de rigueur. Voire deux. 

J'en étais à ces trois ou quatre lignes de signature. Vous allez choisir la même police de caractères que le corps du texte, mais en faisant en sorte qu'elle soit moins visible. Par exemple si vous écrivez vos mails en noir en Arial 10, mettez votre signature en bleu foncé en Arial 8 ou 9. 

Faisons un aparté au sujet de la police des mails. Choisissez un truc standard. Arial est l'idéal. Colibri est à la mode. Évitez le reste. C'est comme pour les blogs : il faut des standards. Je rappelle que l'adjectif "standard" est invariable. Pas le nom commun. Attention aux correcteurs orthographiques. Des standards, donc, parce que le lecteur voit tellement de trucs qu'il zappé ce qui ne rentre pas dans les normes. Ainsi, vos mails seront obligatoirement sur fond blanc et écrits en noir. 

Revenons à la signature des mails. Ainsi, elle doit être sobre, très sobre, ce qui est pas nécessairement le cas du rédacteur. Donc, vous n'ajouterez aucun élément graphique tel qu'un logo de votre entreprise même si vous en êtes très fier. 

Même si la charte de votre entreprise vous dit de mettre un logo, refusez de la faire. Résistez ! 

Deux raisons :

- il ne faut pas que l'œil de votre interlocuteur se focalise sur ce machin (ou sur votre signature "en général"),

- certaines messageries supportent mal les éléments graphiques (notamment s'ils sont en HTML et nécessitent un accès à internet, ce qui est le cas dans la signature standard de ma boîte),

- dans les séries de réponses, les mises en page se perdent. 

Ce qui fait trois raisons pour le prix de deux mais la dernière justifie certains  autres conseils (pourquoi changer de police alors que si un de vos interlocuteurs répond, la mise en forme sera perdue). 

Et avec un smartphone ?

C'est une excellente question et je vous remercie de me l'avoir posée d'autant que je ne suis pas d'accord avec les recommandations que l'on peut lire sur le net qui disent qu'il faut bannir les mentions de type : "Envoyé avec mon iPhone". 

C'est une connerie. Cette mention doit être la seule à figurer dans une signature automatique envoyée avec un peripherique mobile. Elle veut dire : "tu vois Ducon, je te réponds alors que je ne suis pas au bureau, alors ne fais pas chose pour la forme."  Je ne plaisante qu'à moitié. 

Cordialement 

Nombre de joyeux internautes ont découvert qu'ils finissaient systematiquement leurs mails par "cordialement", suivi de leur nom. Imaginez la tête du type en face s'il se rend compte que la formule de politesse est automatisée. La pire des grossièreté. Le "cordialement" ne doit en aucun cas être dans la signature automatique. 

Orthographe 

Autant on peut concevoir une faute dans le corps d'un mail (ou d'un billet de blog...), autant une faute dans un machin automatique est à éviter quoi qu'il arrive. 

J'ai des noms. 

Au boulot !